Постановление Кабинета Министров № 558 (от 4 сентября 2018 года) устанавливает общие требования к составлению и оформлению документов. Эти требования распространяются на документы, подготовленные как организацией, так и физическими лицами.
Как составить документ, чтобы не ставить под сомнение его юридическую силу? Каковы реквизиты документа обязательны, как они должны быть размещены? Как и где разместить подпись и печать? Как подтвердить исправление ошибки в документе, если если произошла ошибка или опечатка?
Все обязательные требования к составлению и оформлению документов изложены в нормативных актах.
Реквизиты, которые влияют на юридическую силу документа
Что такое документ? Документ представляет собой письменную информацию, созданную любым субъектом публичного или частного права, организацией или физическим лицом.
Автор документа
Если автором документа является организация, в документе указывается полное название организации или название организации и подразделения или название коллегиального органа организации (правления, комитета и т. Д.), в зависимости от конкретной ситуации.
Если автором документа является лицо, уполномоченное подписывать документ от своего имени, в документе указывается полное название организации и наименование должности лица.
Если документ написан физическим лицом, на нем должны быть указаны имя, фамилия и сведения, позволяющие четко определить автора документа.
Постановление Кабинета министров № 558 больше не регулирует в каком склонении реквизит «имя автора документа» должно указываться в документе, поскольку оно не имеет юридической силы по своей природе (грамматическое склонение имя или названия). При составлении документа важно, чтобы имя/название автора документа было включено и чтобы было однозначно понятно кто им является, поскольку автор документа один из обязательных атрибутов, которые придают документу юридическую силу.
Дата документа
Обычно указывается дата подписания документа. Если документ представляет собой протокол, дату соответствующего события, дату акта, указанную в документе, или последний день этого акта. Если документ имеет несколько авторов, дата документа является датой последней подписи.
Есть два способа указать дату документа:
- в текстовой форме — год арабскими цифрами, за которым следует слово «год», день месяца арабскими цифрами и название месяца, например, 12 января 2018 года;
- в числовой форме для арабских цифр — месячный номер дня с двумя цифрами, затем месячный номер с двумя цифрами и годовой номер с четырьмя цифрами. Если номер месяца или дня представляет собой однозначное число, ему должна предшествовать цифра «ноль». За каждой группой цифр следует точка (в латышском языке за годом тоже ставится точка), например, 12.01.2018.
Подпись
Документ должен быть отформатирован таким образом, чтобы подпись находилась на одной странице с текстом документа или хотя бы с частью его, как минимум одной строкой текста документа. Подпись заключает документ. Если делается ссылка на приложенные документы, подпись должна быть помещена под этой ссылкой.
Организации и другие юридические лица указывают полное наименование должности лица подписавшего документ. Это включает название организации и должность. Если полное название организации включено в реквизите документа «автор документа», название организации можно в наименовании должности не указывать.
Адресат
Адресат должен сопровождаться сведениями, позволяющими того четко идентифицировать. Один документ может быть адресован нескольким получателям одновременно. Если существует несколько адресатов, и они могут быть сгруппированы под одним названием, что позволяет однозначно идентифицировать этих адресатов, они могут быть отдельно не указаны, например, члены ассоциации.
Если документ адресован нескольким получателям, которых нельзя объединить под одним названием, и все они не могут быть указаны в предтекстовой области документа, к документу прилагается список рассылки.
В этом списке рассылки должен указать на основной акт, упоминая имя автора, дату, тип документа, регистрационный номер, краткое содержание текста или название документа. Основной документ должен включать слова «Следующий список рассылки» в месте, отведенном для адресата.
Требования, предусмотренные отдельным законодательством
В некоторых случаях закон может требовать, что документ должен содержать дополнительные данные, чтобы документ имел юридическую силу. Как такие реквизиты документа должны быть включены?
Название места, где был выдан документ
Место выдачи указывается в соответствии с официальным названием соответствующей административной территории.
В месте выдачи документа указывается место его подписания. В случае протокола, место события, о котором идет речь, в акте — место действия, о котором говорится в акте, или место действия в последний день этого акта. Если у документа есть несколько авторов, указывается то место, где на документе была поставлена последняя подпись.
Отпечаток штампа
Отпечаток штампа должен быть воспроизведен так, чтобы он не мешал восприятию другой информации в документе и был четким. Он должен быть воспроизведен в документе в месте с пометкой «z.v.», если на бланке не предусмотрено места, чтобы штамп частично отпечатывался на названии должности подписавшего документ.
Подтверждение документа и надпись подтверждения документа
Документ заверяется должностным лицом организации путем подписания удостоверяемого документа или подписания соответствующего указа. Утверждение должно быть оформлено
- с письменным согласием, если должностное лицо подписывает документ, подлежащий утверждению, или
- с указанием подтверждения документа, если должностное лицо подписало указ, удостоверяющий соответствующий документ.
Решение, принятое коллегиальным органом на собрании, подтверждается отдельным документом или записью в протоколе собрания.
Письменное одобрение включает:
- слово «Одобряю» (Apstiprinu);
- полное название должности;
- личная подпись и расшифровка;
- дата подписания;
- оттиск печати (если это требуется по закону).
Если документ заверен указом, примечание, удостоверяющее документ, включает:
- слово «Одобрено»;
- полное имя автора указа;
- дата указа, название типа документа и номер документа.
Если документ утвержден на заседании коллегиального органа, при утверждении решения в качестве отдельного документа или записи его в протоколе заседания, утверждение документа должно включать:
- слово «Одобрено»;
- полное название коллегиального органа;
- дата принятия документа, наименование вида документа и номер документа или дата проведения заседания коллегиального органа и номер протокола.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа присваивается организацией путем его регистрации в реестре документов. Маркировка, используемая в регистрационном номере документа, определяется соответствующей организацией. Если не указана конкретная процедура нумерации, указывается номер документа в течение календарного года. Регистрационному номеру документа предшествует сокращение «Nr.».
Как подтвердить исправление ошибки в документе?
Документ не должен содержать стираний, замазываний, неподтверждённых исправлений, удалений или дополнений. Ошибочные записи вычеркиваются, а исправления подтверждаются заметкой «Исправленному верить» (Labotam ticēt.). Лицо, внесшее исправление, должно подписать запись личной подписью и указать расшифровку подписи (имя и фамилия, или инициал имени и фамилия) и дату исправления.
