e-rēķina paraksts

Vai elektroniski nosūtītam rēķinam ir jābūt parakstītam?

Vai ir jāparaksta elektroniski nosūtīti rēķini? Vai strukturētajiem e-rēķiniem nepieciešams drošs elektronisks paraksts? Ko nozīmē strukturēts e-rēķins\/

Obligātie rekvizīti rēķinā

Saskaņā ar Grāmatvedības likuma (GL) 11.panta 5.daļu rēķinā jāiekļauj šāda informācija:

    • dokumenta veida nosaukums;
    • dokumenta datums;
    • dokumenta numurs;
    • ziņas par dokumenta autoru – uzņēmumu, kas ir saimnieciskā darījuma dalībnieks un savā vārdā izdod dokumentu (juridiskai personai: nosaukums, reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods; fiziskai personai saimnieciskās darbības veicējam: vārds un uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods);
    • ziņas par darījuma partneri – juridiskai personai: nosaukums, reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods; fiziskai personai saimnieciskās darbības veicējam: vārds un uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods; ja darījuma partneris ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, — vārds un uzvārds, bet personas kodu norāda pēc šīs personas pieprasījuma vai ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem;
    • saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē, kā arī normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos cita informācija par saimniecisko darījumu (daudzums, mērvienība, u.tml.);
    • atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem – arī citi normatīvajos aktos noteiktie obligātie rekvizīti;
    • par attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgās personas paraksts.

Parasti rēķinam jābūt parakstītam, tomēr GL 11.panta 7.daļa paredz izņēmumus, kad paraksts nav nepieciešams, nosakot, ka par ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī tādu dokumentu, kas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet satur citus 11.panta 5.daļā noteiktos rekvizītus un informāciju par saimniecisko darījumu, ja:

    • ja rēķins tiek izsniegts darījuma partnerim preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai – citam uzņēmumam vai fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību un darījumu pamato cits dokuments, kam ir juridisks spēks (piemēram, līgums, vienošanās, u.tml.);
    • ja rēķins izsniegts fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību, un darījumu pamato uzņēmuma vienošanās ar minēto fizisko personu;
    • GL 11.panta 8.daļa nosaka, ka rēķinā var nebūt rekvizīta “paraksts”, ja darījuma esamību apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) persona, kas ir atbildīga par darījuma veikšanu un informācijas pareizību, tostarp dokumentu, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam — preces vai pakalpojuma saņēmējam — preces vai pakalpojuma pieņemšanai, rēķins, kas izsniegts samaksāšanai, kases čeks.

Tātad rēķinu var neparakstīt, ja darījuma partneri par to vienojušies. Vienoties var gan ar e-pasta starpniecību, gan līgumā, kurā tiek atrunāts, kad, kādā formātā un uz kuru e-pasta adresi tiek nosūtīts rēķins.

Nodokļa rēķina noformēšana

Pievienotās vērtības nodokļa likuma (PVN likums) 125.pants nosaka, ka nodokļa rēķinā jāiekļauj šāda informācija:

    • rēķina izrakstīšanas datums;
    • rēķina vienas vai vairāku sēriju kārtas numurs, kas to unikāli identificē;
    • preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja un preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai saņēmējam — vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskajai personai saņēmējam — deklarētā dzīvesvieta), PVN numurs vai citas dalībvalsts PVN maksātāju numurs (ja darījuma partnerim tāds ir);
    • preču piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums, ja tas atšķiras no rēķina izrakstīšanas datuma, vai datums, kad saņemta atlīdzība avansā, ja šis datums ir zināms un atšķiras no nodokļa rēķina izrakstīšanas datuma;
    • preces vai pakalpojuma nosaukums, daudzums un mērvienība;
    • preces vai pakalpojuma cena (vienas vienības vērtība bez PVN);
    • piemērotās atlaides, ja tās nav atskaitītas no vienas vienības vērtības;
    • piemērotā PVN likme;
    • aprēķinātā PVN summa;
    • darījuma kopsumma bez PVN (summa, kurai piemēro nodokli vai atbrīvojumu no nodokļa);
    • rēķinā var būt norādes un atsauces, kas pamato darījuma summu, nodokļa aprēķinu u.c., piemēram, ja  piemērota nodokļa 0 procentu likme vai ir piemērojams atbrīvojums no nodokļa, vai, ja par nodokļa samaksu ir atbildīgs preču vai pakalpojumu saņēmējs (norāde “nodokļa apgrieztā maksāšana”), u.c. darījumu veidi, kas norādīti šī panta pirmajā daļā 14.-23.punktā.

PVN likums nepieprasa parakstu kā obligātu PVN rēķina rekvizītu. Eiropas Savienības PVN direktīva (direktīva 2006/112/EK par kopējo pievienotās vērtības nodokļa sistēmu) nosaka, ka dalībvalstis neprasa rēķinu parakstīšanu (229.pants). Tātad, ja izpildās GL iekļautie izņēmumi, un paraksts nav nepieciešams, tad tas nav nepieciešams arī PVN rēķinā.

Rēķinu elektroniskā formā ir tiesīgs izrakstīt un izsniegt reģistrēts nodokļa maksātājs un tikai tad, ja šā nodokļa rēķina saņēmējs atzīst šādu nodokļa rēķina formu. Turklāt PVN likuma 132.panta 2.daļa nosaka, ka “Elektroniska nodokļa rēķina elektroniskās formas autentiskumu (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājumu) un nemainīgu saturu var nodrošināt, ja nodokļa rēķinam ir drošs elektroniskais paraksts Elektronisko dokumentu likuma izpratnē vai ja nodokļa rēķins ir nosūtīts, izmantojot elektronisko datu apmaiņu vai citu veidu, ko izvēlējies pats nodokļa maksātājs atbilstoši šā likuma 125.panta ceturtās daļas nosacījumiem.”.

Vienkāršākais ceļš kā nodrošināt nodokļu rēķinu autentiskumu ir e-rēķins. Kā minēts iepriekš un kā to nosaka PVN likuma 132.panta 1.daļa, šajā gadījumā rēķina izsniedzējam jāsaskaņo rēķina formāts ar rēķina saņēmēju, lai tas atzītu šādu nodokļa rēķina formu.

Kas ir E-rēķins?

Saskaņā ar GL 1.pantu strukturēts elektroniskais rēķins (e-rēķins) ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, ļaujot to elektroniski apstrādāt, un atbilst Ministru kabineta (MK) noteiktajam elektroniskā rēķina standartam. Par e-rēķinu uzskatāms dokuments, kas ir sagatavots mašīnlasāmā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt. Viens no visbiežāk izmantotajiem e-rēķinu formātiem ir XML (Extensible Markup Language).

Plānojas, ka nākotnē e-rēķinu apritei būs jānotiek atbilstoši Eiropas elektronisko dokumentu un e-rēķinu tīklam (PEPPOL), kas vienotā standartā ļaus nosūtīt un saņemt e-rēķinus. PEPPOL– ir starp Eiropas Savienības dalībvalsts organizētais tīkls, kas nodrošina elektronisko strukturēto dokumentu, jo īpaši e-rēķinu, apmaiņu starp uzņēmumiem un valsts iestādēm dažādās valstīs.

Ja PVN e-rēķins sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, tas nodrošina autentiskumu un nemainīgu saturu, tāpēc papildus rekvizīts “paraksts” nav nepieciešams.

Visas atbildes pie sava grāmatveža

Visus jautājumus par elektroniskiem rēķiniem, par grāmatvedību saistībā ar rēķiniem, varat atrisināt saņemot licencēta un pieredzējuša grāmatveža pakalpojumus. Kādi ir ieguvumi sadarbojoties ar ārpakalpojuma grāmatvedi? Ja vēlaties saņemt konsultāciju par pakalpojumu, varat pieteikties konsultācijai pa telefonu 28662328 vai rakstīt e-pastā gramatvede@ilgak.lv , kā arī aizpildot kontaktformu tepat mājaslapā.

Ar licenci un pilnu kontaktinformāciju varat iepazīties https://www.ilgak.lv/lv/kontakti/ . Pakalpojumu cenrādis pieejams šeit: “Grāmatvedības pakalpojumi”.

 

Darba drošības prasības

Darba aizsardzība attālinātajam darbam un pašnodarbinātajiem

Darba aizsardzības likumā kopš 2020. gada 1. jūlija ir definēts attālinātais darbs, kas daudziem ir kļuvis īpaši aktuāls pandēmijas laikā, precizēts kādā veidā iespējams veikt šāda darba vides riska novērtēšanu. Likums papildināts ar iespēju darba devējam izmantot informācijas tehnoloģijas risinājumus ar darba aizsardzību saistīto procesu dokumentēšanā. Ar likuma izmaiņām ieviesta prasība pašnodarbinātajiem ievērot Darba aizsardzības likuma normas, kā arī pienākumus un atbildību strādājot pasūtītāja darba vidē. Noslēdzot līgumu ar pašnodarbināto, kas veiks darbu uzņēmuma darba vidē, līgumdarbu pasūtītājam jānodrošina pašnodarbinātajam tikpat droša darba vide kā citiem uzņēmumā nodarbinātajiem.

Kas ir attālinātais darbs

Likumā ar grozījumiem iekļautā definīcija nosaka: attālinātais darbs ir tāds darba izpildes veids, kurā darbs, ko nodarbinātais varētu veikt darba devēja uzņēmumā, pastāvīgi vai regulāri tiek veikts ārpus uzņēmuma, tas ir arī darbs, ko veic, izmantojot informācijas un komunikācijas tehnoloģijas. Par attālināto darbu šā likuma izpratnē netiek uzskatīts darbs, kas ir saistīts ar regulāru pārvietošanos, piemēram, izbraukumi pie klientiem, komandējumi un darba braucieni.

Attālinātais darbs šā likuma izpratnē attiecas ne tikai uz darbu ar datoru, bet arī jebkuru citu darbu ārpus uzņēmuma, piemēram, tā var būt kādu lietu izgatavošana vai apstrāde darba devēja uzdevumā. Tai pat laikā ir noteikta konkrēta robežšķirtne: par attālināto darbu tiek uzskatīts tikai tas darbs, kuru var veikt uzņēmuma darba vietās, bet pēc darba devēja un nodarbinātā savstarpējas vienošanās darbinieks to pastāvīgi vai regulāri veic mājās vai citā darba vietā. Turklāt darbs var tikt veikts arī vairākās darba vietās, pārvietojoties, privātās vai publiskās vietās, kopstrādes telpās vai reizēm arī ārpus telpām.

Tātad attālinātais darbs ir tikai darba veikšanas veids attālināti – no mājām u. c., neatrodoties uzņēmuma teritorijā un darba vietā uz vietas. Arī attālinātā darba situācijā darbinieks atrodas darba devēja rīcībā, pakļaujas darba devēja rīkojumiem un noteiktai darba kārtībai, līdz ar to, arī attālināti strādājot, darbiniekam jāveic darba pienākumi darba līgumā nolīgtā darba laika ietvaros.

Par iespēju pāriet uz attālināto darbu, ja darba līgumā iepriekš tas nav noteikts, darba devējam jāinformē darbinieki ne tikai mutiski, bet arī rakstveidā, piedāvājot darba līguma grozījumus.

Darbs mājās un privātums

Likuma 8. pants “Darba vides risku novērtēšana” ir papildināts, nosakot attālināti strādājošā darbinieka pienākumu sadarboties ar darba devēju darba vides riska novērtēšanā un sniegt darba devējam informāciju par attālinātā darba vietas apstākļiem, kas var ietekmēt viņa drošību un veselību. Tai pat laikā jāņem vērā, ka Satversmes 96. pants ikvienam garantē tiesības uz privātās dzīves, mājokļa un korespondences neaizskaramību.

Ja darbinieks strādā attālināti, tad darba devējam var būt sarežģītāk veikt darba vides iekšējo uzraudzību un darba vides riska novērtēšanu, ņemot vērā to, ka darbs var tikt veikts privātā teritorijā, kur darba devējam nav tiesību piekļūt, vai arī lielā attālumā no uzņēmuma atrašanās vietas. Turklāt attālināto darbu var veikt, arī pārvietojoties uz dažādām vietām, piemēram, kādu brīdi strādāt mājās, tad kafejnīcā, pa ceļam sabiedriskajā transportā, parkā u. c..

Lai atvieglotu darba devējiem darba vides risku novērtēšanu, likumā ir noteikts, ka attālinātā darba vides riska novērtēšanu veic tad, ja nodarbinātais darbu veic dažādās darba vietās, tādējādi darba devējam nav fiziski jāpārbauda katra darba vieta, bet gan ir iespējams prognozēt, kādiem riska faktoriem nodarbinātais varētu tikt pakļauts (piemēram, ergonomiskie riska faktori, darbs ar datoru, mikroklimats u. c.).

Darba drošība un atbildība

Attālinātā darba situācijā novērtēt riskus un vienlaicīgi respektēt privātās dzīves neaizskaramību ir diezgan sarežģīti. Kādā veidā un kas varēs pārliecināties, vai darbinieks tiešām ir ievērojis darba drošības noteikumus un, piemēram, nav strādājis alkohola vai narkotisko vielu ietekmē?

Darba devējam ir tiesības noteikt iekšējās kārtības noteikumus, kas attiecināmi uz attālināto darbu. Un darbiniekam ir pienākums sadarboties ar darba devēju darba vides riska novērtēšanā un sniegt darba devējam informāciju par attālinātā darba vietas apstākļiem, kas var ietekmēt viņa drošību un veselību. Arī attālinātā darba gadījumā darba devējam ir tiesības nosūtīt darbinieku uz alkohola vai narkotisko vielu pārbaudi, ja tas ir nepieciešams.

Atbildība par darba drošības ievērošanu

Atbilstoši izmaiņām Darba aizsardzības likumā pieņemti grozījumi arī MK noteikumos Nr. 950 “Nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas un uzskaites kārtība” (25. 08.2009.), kuri nosaka, ka nelaimes gadījumu izmeklēšanas un uzskaites kārtība tiek attiecināta arī uz nelaimes gadījumiem, kas notikuši, veicot attālināto darbu. Tādejādi iepriekš noteiktais, ka nelaimes gadījumu izmeklēšana attiecas arī uz nelaimes gadījumiem, kas notikuši pildot darba pienākumus ārpus uzņēmuma teritorijas vai ārpus noteiktā darba laika, tostarp komandējumā vai darba braucienā.

Ar grozījumiem precizēts kādā veidā iespējams veikt darba vides riska novērtēšanu attālinātā darba gadījumā, paredzot, ka to var veikt konkrētajai darba vietai, taču darba vides risku novērtēšanu var veikt arī attālinātajam darbam kā darba veidam, prognozējot kādiem darba vides riskiem nodarbinātais var tikt pakļauts.

Attālinātā darba gadījumā būtiska loma ir nodarbināto apmācībai un informēšanai, lai nodarbinātais spētu pats iekārtot atbilstošu darba vietu un ilgtermiņā nekaitētu savai veselībai.

Pašnodarbinātajam jāstrādā drošā vidē

Pašnodarbinātajam jāstrādā drošā vidēLīdz šim bija noteikts, ka pašnodarbinātajam ir pienākums rūpēties par savu drošību un veselību darbā. Ar grozījumiem konkretizēts, ka pašnodarbinātajiem jāievēro Darba aizsardzības likumā noteiktie vispārīgie principi.

Likums papildināts ar 16.1 pantu “Pašnodarbināto drošība un veselības aizsardzība”, kas nosaka mijiedarbību starp pašnodarbināto un pakalpojuma saņēmēju, ja pašnodarbinātais strādā pakalpojuma saņēmēja darba vidē. Šādā gadījumā pašnodarbinātajam ir pienākums ievērot pakalpojuma saņēmēja norādījumus darba aizsardzības jautājumos. Tāpat ir pienākums informēt pakalpojuma saņēmēju par sava darba specifiku, lietotajām metodēm un izmantoto aprīkojumu, ja tas var ietekmēt citu nodarbināto drošību un veselības aizsardzību.

Pakalpojuma saņēmējam, kas noslēdzis līgumu ar pašnodarbināto, ir pienākums nodrošināt viņam tikpat drošu darba vidi kā savā uzņēmumā nodarbinātajiem, ja pašnodarbinātais veic darbu šā uzņēmuma darba vidē.

Pakalpojuma saņēmējs, kas noslēdzis līgumu ar pašnodarbināto par darba veikšanu pakalpojuma saņēmēja uzņēmuma darba vidē, ir tiesīgs nepielaist viņu pie darba vai apturēt viņa darbu, ja konstatē, ka viņš pārkāpj darba aizsardzības noteikumus, arī noteikumus par darba aprīkojuma un individuālo aizsardzības līdzekļu lietošanu, vai apdraud savu vai citu personu drošību un veselību.

Līdz ar to ir nodrošināmi vienlīdzīgi apstākļi, arī prasības nodarbinātajiem un pašnodarbinātajiem.

Savukārt, ja pakalpojuma saņēmēja uzņēmuma darba vidē notiek nelaimes gadījums, kurā cieš pašnodarbinātais, tad pakalpojuma saņēmējs, kas noslēdzis līgumu ar viņu, noskaidro un izvērtē nelaimes gadījuma cēloņus, kā arī veic nepieciešamos preventīvos pasākumus līdzīgu nelaimes gadījumu novēršanai, ja tas var ietekmēt šajā uzņēmumā veicamo darbu.

Dokumentācijai piemērojamas 21. gadsimta tehnoloģiju iespējas

Likumā ir noteiktas tiesības darba devējam izmantot informācijas tehnoloģijas risinājumus ar darba aizsardzību saistīto procesu dokumentēšanā, tostarp arī darba vides riska novērtēšanas rezultātu dokumentēšanai. Šos elektroniskos dokumentus jāparaksta atbilstoši normatīvo aktu prasībām. Darba devējam jānodrošina valsts uzraudzības un kontroles iestādēm iespēja piekļūt ar darba aizsardzību saistītajiem elektroniskajiem dokumentiem un pārliecināties par to autentiskumu un integritāti.

Kas no Darba aizsardzības likuma ir dzēsts? No likuma izslēgtas prasības, kas attiecas uz dažāda veida nodarbināto un darba vietu sarakstu sastādīšanu.

Kā veicams darba risku novērtējums?

Darba devējs novērtē darba vides risku šādā kārtībā:

1) konstatē darba vides faktorus, kuri rada vai var radīt risku nodarbināto drošībai un veselībai;

2) nosaka nodarbinātos vai citas personas, kuru drošība un veselība ir pakļauta darba vides riskam;

3) izvērtē darba vides riska apjomu un raksturu;

4) nosaka, kādi darba aizsardzības pasākumi (piemēram, individuālo aizsardzības līdzekļu izsniegšana, obligāto veselības pārbaužu veikšana, nodarbināto apmācība, darba aprīkojuma nomaiņa) ir nepieciešami, lai novērstu vai mazinātu darba vides risku.

Novērtējot darba vides risku, tostarp attālinātā darba, darba devējs ņem vērā, ka risku nodarbināto drošībai un veselībai galvenokārt var radīt:

1) darba vietu izvietojums un iekārtojums;

2) darba aprīkojuma izvēle un lietošana;

3) fizikālo, ķīmisko, psiholoģisko, bioloģisko, fizioloģisko un citu darba vides faktoru iedarbība;

4) darba un ražošanas metožu izvēle un lietošana, kā arī darba gaitas un darba laika organizācija;

5) nepietiekama nodarbināto profesionālā sagatavotība un instruēšana, arī darba aizsardzības jomā;

6) visu šajā panta daļā minēto apstākļu kopums.

Likuma grozījumi pēc būtības neparedz obligātu jaunu dokumentu veidu izstrādi, jo izmantot informācijas tehnoloģijas risinājumus ir darba devēja tiesības. Darba devējs var turpināt sagatavot un parakstīt nepieciešamos dokumentus papīra formā.

Kā noformēt lietvedības un pārvaldes dokumentus

Lietvedības un pārvaldes dokumenti – kādas ir MK noteikumu prasības?

Ar pārvaldes dokumenta palīdzību organizācija īsteno vadību. Kādi dokumenti ietilpst  pārvaldes dokumentu sistēmā? Kā ir jābūt noformētam pārvaldes dokumentam, lai neapšaubītu tā juridisko spēku? Kādi ir obligātie dokumenta rekvizīti, kā tie ir jāiekļauj dokumentā?

MK noteikumi Nr. 558, kas pieņemti 2018. gada 4. septembrī nosaka vispārīgās prasības dokumentu izstrādāšanai un noformēšanai, tai skaitā arī pārvaldes dokumentiem, kas ir ik katras organizācijas neatņemama sastāvdaļa. Kā likums prasa noformēt dokumenta atvasinājumu – norakstu, izrakstu, kopiju, dublikātu lasi šeit 

Pārvaldes dokumentu sistēma – kādi dokumenti tajā ietilpst

Pārvaldes dokumentu sistēma ir dokumentu kopums, kas

  • nosaka organizācijas statusu vai tās darbības kārtību,
  • nosaka konkrēta pasākuma norises kārtību,
  • fiksē vai apkopo ar organizācijas darbību, ar pasākuma norisi un ar fiziskās personas darbību saistītos faktus,
  • nodod informāciju citām personām,
  • organizē publisko tiesību subjektu sadarbību ar citiem publisko tiesību subjektiem vai privātpersonām.

Pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpst:

  • organizatoriskie dokumenti – nosaka organizācijas statusu vai pasākuma norises kārtību, pārvaldes institūciju kompetenci, lēmumu pieņemšanas kārtību, pienākumus, tiesības un atbildību;
  • rīkojuma dokumenti – saistīti ar organizācijas vai pasākuma vadību;
  • privāto un publisko tiesību līgumi;
  • personāla dokumenti – apliecina (kārto un noformē) darba vai dienesta attiecības ar darbiniekiem vai amatpersonām;
  • sarakstes dokumenti (korespondence) – informācijas nodošana citām organizācijām vai fiziskām personām;
  • faktus fiksējošie dokumenti – atspoguļo datus par organizācijas darbību vai faktiem, kuri neietilpst citās pārvaldes dokumentu grupās.

Pārvaldes dokumenta noformēšana

Lai pārvaldes dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj

  • dokumenta autora (organizācijas) nosaukumu;
  • dokumenta datumu;
  • parakstu (izņemot likumā paredzētus gadījumus);
  • dokumenta reģistrācijas numuru.

Pārvaldes dokumentā var būt šādi rekvizīti un iekļauta informācija:

  • ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēls;
  • dokumenta autora (organizācijas) nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese, faktiskā adrese, norāde par sakaru līdzekļiem (piemēram, telefons, e-pasts);
  • norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu (konfidencialitāti);
  • dokumenta veida nosaukums, piemēram, paziņojums, iesniegums, rīkojums u.c.;
  • dokumenta izdošanas vietas nosaukums, datums;
  • dokumenta reģistrācijas numurs;
  • atbildes dokumentā, saņemtā dokumenta datums un reģistrācijas numurs, uz kuru tiek sniegta atbilde;
  • dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu;
  • adresāts, kam dokuments ir paredzēts;
  • teksta satura izklāsts;
  • teksta pielikuma norāde un uzraksts;
  • norāde par pievienotajiem dokumentiem;
  • paraksts;
  • zīmoga nospiedums;
  • norāde par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekļiem (piemēram, telefons, e-pasts);
  • vīza;
  • dokumenta saskaņojuma uzraksts vai atzīme par dokumenta saskaņojumu.

Dokumenta vīzas noformēšana

Ar vīzu noformē dokumenta saskaņošanu organizācijas ietvaros pirms dokumenta parakstīšanas. Ja dokumentu sūta ārpus organizācijas, vizē tikai to eksemplāru, kurš paliek organizācijā. Ja dokuments paliek organizācijas lietā, vizē pirmo dokumenta eksemplāru.

Vīzā ietver:

  • vizētāja personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • dokumenta vizēšanas datumu.

Ja pret dokumenta projektu vizētājam ir iebildumi vai papildinājumi, tos raksta pie vīzas, bet, ja tos nevar izvietot uz vizējamā dokumenta, iebildumus vai papildinājumus raksta uz atsevišķas lapas.

Dokumenta saskaņojuma uzraksta vai atzīmes par dokumenta saskaņojumu noformēšana

Ja normatīvajos aktos paredzēts saskaņot dokumentu ar citu organizāciju, dokumentā noformē saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu.
Saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu raksta uz visiem dokumenta eksemplāriem.

Dokumenta saskaņojumu noformē:

  • ar saskaņojuma uzrakstu, ja amatpersona parakstās uz saskaņojamā dokumenta;
  • ar atzīmi par dokumenta saskaņojumu, ja amatpersona parakstījusi rīkojuma dokumentu, ar kuru saskaņots attiecīgais dokuments, vai ja koleģiālā institūcija sēdē pieņēmusi lēmumu par dokumenta saskaņošanu.

Saskaņojumu noformē tā, lai tie atrastos vienā lapā ar rekvizītu “paraksts”. Ja dokumentu saskaņo ar vairākām organizācijām un pie paraksta nav iespējams izvietot visus saskaņojumus, tos noformē atsevišķā saskaņojumu lapā, kurā ietver arī norādi uz pamatdokumentu. Šajā gadījumā uz pamatdokumenta raksta norādi “Pievienota saskaņojumu lapa”.

Saskaņojuma uzrakstā ietver:

  • vārdu “Saskaņoju”;
  • amatpersonas pilnu amata nosaukumu (ietverot arī pilnu attiecīgās organizācijas nosaukumu);
  • amatpersonas personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • saskaņošanas datumu;
  • zīmoga nospiedumu (ja tas paredzēts tiesību aktā).

Ja dokumentu saskaņo koleģiālās institūcijas (padomes, valdes, komisijas u.tml.) sēdē, saskaņojumu noformējot kā atsevišķu dokumentu, vai ieraksta to sēdes protokolā, atzīmē par dokumenta saskaņojumu ietver:

  • vārdu “Saskaņots”;
  • koleģiālās institūcijas pilnu nosaukumu;
  • pieņemtā dokumenta datumu, dokumenta veida nosaukumu un numuru vai koleģiālās institūcijas sēdes datumu un protokola numuru.

Dienesta atzīmes

Dienesta atzīmes izdara dokumenta saņemšanas vai izpildes procesā.

Pārvaldes dokumentā var būt šādas dienesta atzīmes:

  • atzīme par dokumenta saņemšanu vai par saņemšanu un reģistrēšanu;
  • rezolūcija;
  • atzīme par dokumenta kontroli;
  • atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu;
  • atzīme par dokumenta izpildi;
  • atzīme par datu ievadīšanu informācijas sistēmā.
Pieteikties konsultācijai