Vai ir jāparaksta elektroniski nosūtīti rēķini? Vai strukturētajiem e-rēķiniem nepieciešams drošs elektronisks paraksts? Ko nozīmē strukturēts e-rēķins\/
Obligātie rekvizīti rēķinā
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma (GL) 11.panta 5.daļu rēķinā jāiekļauj šāda informācija:
-
- dokumenta veida nosaukums;
- dokumenta datums;
- dokumenta numurs;
- ziņas par dokumenta autoru – uzņēmumu, kas ir saimnieciskā darījuma dalībnieks un savā vārdā izdod dokumentu (juridiskai personai: nosaukums, reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods; fiziskai personai saimnieciskās darbības veicējam: vārds un uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods);
- ziņas par darījuma partneri – juridiskai personai: nosaukums, reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods; fiziskai personai saimnieciskās darbības veicējam: vārds un uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods; ja darījuma partneris ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, — vārds un uzvārds, bet personas kodu norāda pēc šīs personas pieprasījuma vai ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem;
- saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē, kā arī normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos cita informācija par saimniecisko darījumu (daudzums, mērvienība, u.tml.);
- atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem – arī citi normatīvajos aktos noteiktie obligātie rekvizīti;
- par attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgās personas paraksts.
Parasti rēķinam jābūt parakstītam, tomēr GL 11.panta 7.daļa paredz izņēmumus, kad paraksts nav nepieciešams, nosakot, ka par ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī tādu dokumentu, kas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet satur citus 11.panta 5.daļā noteiktos rekvizītus un informāciju par saimniecisko darījumu, ja:
-
- ja rēķins tiek izsniegts darījuma partnerim preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai – citam uzņēmumam vai fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību un darījumu pamato cits dokuments, kam ir juridisks spēks (piemēram, līgums, vienošanās, u.tml.);
- ja rēķins izsniegts fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību, un darījumu pamato uzņēmuma vienošanās ar minēto fizisko personu;
- GL 11.panta 8.daļa nosaka, ka rēķinā var nebūt rekvizīta “paraksts”, ja darījuma esamību apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) persona, kas ir atbildīga par darījuma veikšanu un informācijas pareizību, tostarp dokumentu, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam — preces vai pakalpojuma saņēmējam — preces vai pakalpojuma pieņemšanai, rēķins, kas izsniegts samaksāšanai, kases čeks.
Tātad rēķinu var neparakstīt, ja darījuma partneri par to vienojušies. Vienoties var gan ar e-pasta starpniecību, gan līgumā, kurā tiek atrunāts, kad, kādā formātā un uz kuru e-pasta adresi tiek nosūtīts rēķins.
Nodokļa rēķina noformēšana
Pievienotās vērtības nodokļa likuma (PVN likums) 125.pants nosaka, ka nodokļa rēķinā jāiekļauj šāda informācija:
-
- rēķina izrakstīšanas datums;
- rēķina vienas vai vairāku sēriju kārtas numurs, kas to unikāli identificē;
- preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja un preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai saņēmējam — vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskajai personai saņēmējam — deklarētā dzīvesvieta), PVN numurs vai citas dalībvalsts PVN maksātāju numurs (ja darījuma partnerim tāds ir);
- preču piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums, ja tas atšķiras no rēķina izrakstīšanas datuma, vai datums, kad saņemta atlīdzība avansā, ja šis datums ir zināms un atšķiras no nodokļa rēķina izrakstīšanas datuma;
- preces vai pakalpojuma nosaukums, daudzums un mērvienība;
- preces vai pakalpojuma cena (vienas vienības vērtība bez PVN);
- piemērotās atlaides, ja tās nav atskaitītas no vienas vienības vērtības;
- piemērotā PVN likme;
- aprēķinātā PVN summa;
- darījuma kopsumma bez PVN (summa, kurai piemēro nodokli vai atbrīvojumu no nodokļa);
- rēķinā var būt norādes un atsauces, kas pamato darījuma summu, nodokļa aprēķinu u.c., piemēram, ja piemērota nodokļa 0 procentu likme vai ir piemērojams atbrīvojums no nodokļa, vai, ja par nodokļa samaksu ir atbildīgs preču vai pakalpojumu saņēmējs (norāde “nodokļa apgrieztā maksāšana”), u.c. darījumu veidi, kas norādīti šī panta pirmajā daļā 14.-23.punktā.
PVN likums nepieprasa parakstu kā obligātu PVN rēķina rekvizītu. Eiropas Savienības PVN direktīva (direktīva 2006/112/EK par kopējo pievienotās vērtības nodokļa sistēmu) nosaka, ka dalībvalstis neprasa rēķinu parakstīšanu (229.pants). Tātad, ja izpildās GL iekļautie izņēmumi, un paraksts nav nepieciešams, tad tas nav nepieciešams arī PVN rēķinā.
Rēķinu elektroniskā formā ir tiesīgs izrakstīt un izsniegt reģistrēts nodokļa maksātājs un tikai tad, ja šā nodokļa rēķina saņēmējs atzīst šādu nodokļa rēķina formu. Turklāt PVN likuma 132.panta 2.daļa nosaka, ka “Elektroniska nodokļa rēķina elektroniskās formas autentiskumu (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājumu) un nemainīgu saturu var nodrošināt, ja nodokļa rēķinam ir drošs elektroniskais paraksts Elektronisko dokumentu likuma izpratnē vai ja nodokļa rēķins ir nosūtīts, izmantojot elektronisko datu apmaiņu vai citu veidu, ko izvēlējies pats nodokļa maksātājs atbilstoši šā likuma 125.panta ceturtās daļas nosacījumiem.”.
Vienkāršākais ceļš kā nodrošināt nodokļu rēķinu autentiskumu ir e-rēķins. Kā minēts iepriekš un kā to nosaka PVN likuma 132.panta 1.daļa, šajā gadījumā rēķina izsniedzējam jāsaskaņo rēķina formāts ar rēķina saņēmēju, lai tas atzītu šādu nodokļa rēķina formu.
Kas ir E-rēķins?
Saskaņā ar GL 1.pantu strukturēts elektroniskais rēķins (e-rēķins) ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, ļaujot to elektroniski apstrādāt, un atbilst Ministru kabineta (MK) noteiktajam elektroniskā rēķina standartam. Par e-rēķinu uzskatāms dokuments, kas ir sagatavots mašīnlasāmā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt. Viens no visbiežāk izmantotajiem e-rēķinu formātiem ir XML (Extensible Markup Language).
Plānojas, ka nākotnē e-rēķinu apritei būs jānotiek atbilstoši Eiropas elektronisko dokumentu un e-rēķinu tīklam (PEPPOL), kas vienotā standartā ļaus nosūtīt un saņemt e-rēķinus. PEPPOL– ir starp Eiropas Savienības dalībvalsts organizētais tīkls, kas nodrošina elektronisko strukturēto dokumentu, jo īpaši e-rēķinu, apmaiņu starp uzņēmumiem un valsts iestādēm dažādās valstīs.
Ja PVN e-rēķins sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, tas nodrošina autentiskumu un nemainīgu saturu, tāpēc papildus rekvizīts “paraksts” nav nepieciešams.
Visas atbildes pie sava grāmatveža
Visus jautājumus par elektroniskiem rēķiniem, par grāmatvedību saistībā ar rēķiniem, varat atrisināt saņemot licencēta un pieredzējuša grāmatveža pakalpojumus. Kādi ir ieguvumi sadarbojoties ar ārpakalpojuma grāmatvedi? Ja vēlaties saņemt konsultāciju par pakalpojumu, varat pieteikties konsultācijai pa telefonu 28662328 vai rakstīt e-pastā gramatvede@ilgak.lv , kā arī aizpildot kontaktformu tepat mājaslapā.
Ar licenci un pilnu kontaktinformāciju varat iepazīties https://www.ilgak.lv/lv/kontakti/ . Pakalpojumu cenrādis pieejams šeit: “Grāmatvedības pakalpojumi”.