2018. gada 4.septembrī pieņemtie MK noteikumi Nr. 558 nosaka vispārīgās prasības dokumentu izstrādāšanai un noformēšanai. Šīs prasības attiecas gan uz organizāciju, gan uz fizisko personu sagatavotajiem dokumentiem.
Kā ir jābūt noformētam dokumentam, lai neapšaubītu tā juridisko spēku? Kādi ir obligātie dokumenta rekvizīti, kur tie ir jāievieto? Kā un kur ir jāizvieto paraksts un zīmogs? Un kā apstiprināt kļūdas labojumu dokumentā, ja ir gadījusies pārrakstīšanās vai kļūda?
Visas dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas obligātās prasības ir noteiktas normatīvajos aktos:
- Dokumentu juridiskā spēka likumā;
- MK noteikumos Nr. 558, kas pieņemti 2018. gada 4.septembrī;
- Elektronisko dokumentu likumā;
- specifiskiem dokumentu veidiem – citos normatīvajos aktos.
Tas nozīmē, ka dokumenti ir noformējami atbilstoši minēto normatīvo aktu prasībām, it īpaši pārvaldes dokumentiem.
Rekvizīti, kuri ietekmē dokumenta juridisko spēku
Kas vispār ir dokuments? Dokuments ir rakstveida informācija, ko rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts – organizācija vai fiziskā persona.
Dokumenta autors
Ja dokumenta autors ir organizācija, dokumentā norāda pilnu organizācijas nosaukumu vai organizācijas un struktūrvienības nosaukumu, vai organizācijas koleģiālās institūcijas (padome, valde, komiteja u.tml.) nosaukumu, ja tā ir attiecīgi struktūrvienība vai koleģiālā institūcija atbilstoši tās darbību reglamentējošā tiesību aktā norādītajam nosaukumam.
Ja dokumenta autors ir persona, kura atbilstoši darba pienākumiem ir tiesīga parakstīt dokumentu savā vārdā, dokumentā norāda pilnu attiecīgās organizācijas un personas amata nosaukumu.
Ja dokumenta autors ir fiziska persona, dokumentā norāda personas vārdu, uzvārdu un ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt dokumenta autoru.
MK noteikumi Nr. 558 vairs neregulē kādā locījumā noformējams dokumenta rekvizīts “dokumenta autora nosaukums”, jo pēc būtības (nosaukuma gramatisks locījums) nerada tiesiskas sekas. Sagatavojot dokumentu, galvenais, lai dokumenta autora nosaukums tajā ir iekļauts un nerada pārpratumus, jo dokumenta autora nosaukums ir viens no obligātajiem rekvizītiem, kas piešķir dokumentam juridisku spēku.
Dokumenta datums
Parasti norāda dokumenta parakstīšanas datumu. Ja dokuments ir protokols, attiecīgās protokolētā pasākuma norises datumu, aktā – aktā norādītās darbības datumu vai šīs darbības pēdējās dienas datumu. Ja dokumentam ir vairāki autori, dokumenta datums ir pēdējā paraksta datums.
Dokumenta datumu var norādīt 2 veidos:
- tekstuālā veidā – gada kārtas skaitlis ar arābu cipariem, tad vārds “gada”, mēneša dienas kārtas skaitlis ar arābu cipariem un mēneša nosaukums, piemēram, 2018. gada 12. janvāris;
- skaitliskā veidā – arābu cipariem mēneša dienas kārtas skaitlis ar diviem cipariem, tad mēneša kārtas skaitlis ar diviem cipariem un gada kārtas skaitlis ar četriem cipariem. Ja mēneša vai dienas kārtas skaitlis ir vienzīmes skaitlis, tad pirms tā raksta ciparu “nulle”. Aiz katras ciparu grupas kārtas skaitļiem liek punktu, piemēram, 12.01.2018.
Paraksts
Dokumentu noformē tā, lai paraksts būtu vienā lapā ar dokumenta tekstu vai vismaz tā daļu, vismaz rindu. Ar parakstu noslēdz dokumentu. Ja ir iekļauta norāde par pievienotajiem dokumentiem, parakstu izvieto zem šīs norādes.
Organizācijas un citas juridiskās personas norāda dokumenta parakstītāja pilnu amata nosaukumu. Tas ietver organizācijas nosaukumu un amata nosaukumu. Ja organizācijas pilns nosaukums ir ietverts rekvizītā “dokumenta autora nosaukums”, to amata nosaukumā var nenorādīt.
Dokumentu pašrocīgi paraksta persona, kuras amats ir norādīts dokumentā. Personiskais paraksts, kas papīra dokumentā atveidots ar tehniskiem līdzekļiem, nenodrošina dokumenta juridisko spēku. Parakstam norāda atšifrējumu – vārda iniciāli un uzvārdu vai vārdu un uzvārdu.
Ja organizācijas dokumentu paraksta cita amatpersona – pienākumu izpildītājs, nevis dokumentā norādītā persona, zem amatpersonas amata nosaukuma raksta atzīmi “p. i.” un norāda faktiskā parakstītāja paraksta atšifrējumu.
Fiziska persona dokumentu apliecina ar personisko parakstu. Ja dokumenta autors ir rakstīt nepratējs vai nav spējīgs fiziski parakstīt dokumentu un viņa vietā dokumentu paraksta cita persona, šo faktu ar parakstu apliecina divi liecinieki. Parakstītajā dokumentā par lieciniekiem ietver ziņas, kas nepārprotami ļauj viņus identificēt, kā arī norāda ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt faktisko dokumenta parakstītāju.
Adresāts
Norādot adresātu, iekļauj ziņas, kas ļauj nepārprotami to identificēt. Vienu dokumentu var vienlaikus adresēt vairākiem adresātiem. Ja adresāti ir vairāki un tos var apvienot vienā nosaukumā, kas ļauj nepārprotami identificēt šos adresātus, tos var atsevišķi nenorādīt, piemēram, kādas biedrības biedri.
Ja dokumentu adresē vairākiem adresātiem, kurus nevar apvienot vienā nosaukumā, un tos visus nav iespējams norādīt dokumenta pirmsteksta zonā, dokumentam pievieno adresātu sarakstu. Šajā adresātu sarakstā norāda pamatdokumentu, minot autora nosaukumu, datumu, dokumenta veida nosaukumu, reģistrācijas numuru, teksta satura īsu atklāstu vai dokumenta nosaukumu. Pamatdokumentā adresātam paredzētajā vietā raksta norādi “Pēc pievienotā adresātu saraksta”.
Rekvizīti, kurus pieprasa atsevišķi tiesību akti
Atsevišķos gadījumos tiesību akti var noteikt, ka dokumentam ir jāsatur papildus rekvizīti, lai dokumentam būtu juridisks spēks. Kā iekļaujami ir šādi rekvizīti?
Dokumenta izdošanas vietas nosaukums
Dokumenta izdošanas vietas nosaukumu norāda atbilstoši attiecīgās administratīvās teritorijas oficiālajam nosaukumam.
Dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda dokumenta parakstīšanas vietu. Ja tas ir protokols – attiecīgā protokolētā pasākuma norises vietu, aktā – attiecīgās aktā norādītās darbības norises vietu vai šīs darbības pēdējās dienas norises vietu. Ja dokumentam ir vairāki autori, dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda vietu, kurā veikts pēdējais paraksts.
Zīmoga nospiedums
Zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas netraucē uztvert citu dokumentā sniegto informāciju un lai tas ir skaidri salasāms. To atveido dokumentā vietā ar atzīmi “z. v.”, ja šāda vieta veidlapā nav norādīta, tad tā lai zīmoga nospiedums skartu dokumenta parakstītāja amata nosaukumu paraksta sadaļā.
Ja zīmoga nospiedumu lieto rekvizītā “apstiprinājuma uzraksts” vai rekvizītā “saskaņojuma uzraksts”, zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas skartu dokumenta apstiprinātāja vai saskaņotāja amata nosaukumu.
Dokumenta apstiprinājuma uzraksts un atzīme par dokumenta apstiprinājumu
Dokumentu apstiprina organizācijas amatpersona, parakstoties uz apstiprināmā dokumenta vai parakstot attiecīgu rīkojuma dokumentu. Apstiprinājumu noformē
- ar apstiprinājuma uzrakstu, ja amatpersona parakstās uz apstiprināmā dokumenta vai
- ar atzīmi par dokumenta apstiprinājumu, ja amatpersona parakstījusi rīkojuma dokumentu, ar kuru apstiprināts attiecīgais dokuments.
Koleģiālās institūcijas sēdē pieņemto lēmumu apstiprina ar atsevišķu dokumentu vai ierakstu sēdes protokolā.
Apstiprinājuma uzrakstā ietver:
- vārdu “Apstiprinu”;
- amatpersonas pilnu amata nosaukumu;
- amatpersonas personisko parakstu un tā atšifrējumu;
- apstiprinājuma uzraksta parakstīšanas datumu;
- zīmoga nospiedumu (ja tas paredzēts tiesību aktā).
Ja dokumentu apstiprina ar rīkojuma dokumentu, atzīmē par dokumenta apstiprinājumu ietver:
- vārdu “Apstiprināts”;
- rīkojuma dokumenta autora pilnu nosaukumu;
- rīkojuma dokumenta datumu, dokumenta veida nosaukumu un numuru.
Ja dokumentu apstiprina koleģiālās institūcijas sēdē, lēmumu noformējot kā atsevišķu dokumentu vai ierakstot to sēdes protokolā, atzīmē par dokumenta apstiprinājumu ietver:
- vārdu “Apstiprināts”;
- koleģiālās institūcijas pilnu nosaukumu;
- pieņemtā dokumenta datumu, dokumenta veida nosaukumu un numuru vai koleģiālās institūcijas sēdes datumu un protokola numuru.
Dokumenta reģistrācijas numurs
Dokumenta reģistrācijas numuru piešķir organizācija, reģistrējot to dokumentu reģistrā. Dokumenta reģistrācijas numurā lietojamos apzīmējumus nosaka attiecīgā organizācija. Ja nav noteikta īpaša numerācijas kārtība, norāda dokumenta kārtas numuru kalendāra gada ietvaros. Pirms dokumenta reģistrācijas numura lieto saīsinājumu “Nr.”.
Saskaņā ar MK noteikumu Nr. 558 74. punktu pārvaldes dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj dokumenta reģistrācijas numuru. Minētā prasība bija noteikta arī iepriekš spēkā esošajā regulējumā.
Pārvaldes dokumentiem reģistrācijas numurs ir nozīmīgs, jo fiksē konkrēta dokumenta izdošanas faktu. Dokumenta reģistrācijas numura jēga ir nodrošināt, lai ziņas par dokumentu būtu atrodamas organizācijas dokumentu reģistrā (lietvedībā), kā arī vajadzības gadījumā palīdzētu novērst šaubas par dokumenta izdošanas datumu un faktu.
Kā apstiprināt kļūdas labojumu dokumentā?
Dokumentā nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi, neatrunāti labojumi, svītrojumi vai papildinājumi. Kļūdainos ierakstus pārsvītro un labojumus atrunā ar ierakstu “Labotam ticēt”. Persona, kura veikusi labojumu, ar personisko parakstu apliecina ierakstu “Labotam ticēt” un norāda paraksta atšifrējumu (vārda iniciāli un uzvārdu vai vārdu un uzvārdu) un labojuma datumu.