Archives

Home Informācija Lietvedība un dokumentu noformēšana

No 2023.gada e-adrese juridiskajām personām obligāta

Visām juridiskajām personām no 2023. gada 1. janvāra e-adreses lietošana ir obligāta.

Oficiālās elektroniskās adreses likums, kas ir spēkā no 2018. gada marta, nosaka pakāpenisku e-adreses lietošanas obligātu ieviešanu, un no tā izriet, ka juridiskajām personām e-adrese ir obligāta no 2023. gada janvāra. Fiziskās personas e-adresi var iegūt brīvprātīgi.

Juridiskās personas e-adresi var izveidot divējādi, ņemot vērā uzņēmuma dokumentu aprites apjomu, – valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.lv vai integrējot risinājumu sava uzņēmuma dokumentu vadības vai biznesa sistēmā. Lai izveidotu e-adresi, nav obligāti nepieciešama eID karte, e-adresi var izveidot arī izmantojot eParaksts mobile. Detalizēta informācija par e-adreses izveidi pieejama šeit.

Sazināties e-adresē iespējams ar visām iestādēm, kas ir iekļautas Uzņēmumu reģistra Publisko personu un iestāžu sarakstā. E-adrese juridiskajām personām nodrošina ne tikai iespēju jebkurā laikā un vietā sazināties ar valsts un pašvaldību iestādēm, bet arī pieteikt virkni dažādu pakalpojumu, reģistrēt uzņēmumu, pieprasīt un saņemt saimnieciskajai darbībai nepieciešamās licences un atļaujas, nosūtīt iesniegumus un rēķinus, veikt darījumus, saņemt iestāžu lēmumu izrakstus, informāciju par nekustamā īpašuma nodokli un īstenot citas ar nekustamo īpašumu saistītas darbības utt.

Kam e-adrese 2023. gadā ir obligāta

Valsts pārvaldes iestādēm e-adreses ieviešana notiek kopš 2018.gada un  jau ir obligāta. E-adrese 2023. gadā ir obligāta visiem turpmāk minētajos reģistros reģistrētajiem.

  • Komercreģistrā:
    • individuālajiem komersantiem;
    • pilnsabiedrībām;
    • komandītsabiedrībām;
    • sabiedrībām ar ierobežotu atbildību;
    • akciju sabiedrībām;
    • Eiropas komercsabiedrībām;
    • Latvijas komersantu filiālēm;
    • ārvalstu komersantu filiālēm.
  • Pārstāvniecību reģistrā:
    • pārstāvniecībām.
  • Uzņēmumu reģistra žurnālā:
    • individuālajiem uzņēmumiem;
    • zemnieku saimniecībām;
    • zvejnieku saimniecībām;
    • kooperatīvajām sabiedrībām;
    • Eiropas kooperatīvajām sabiedrībām;
    • uzņēmumu (uzņēmējsabiedrību) filiālēm.
  • Eiropas ekonomisko interešu grupu reģistrā:
    • Eiropas ekonomisko interešu grupām;
    • Eiropas ekonomisko interešu grupu filiālēm.
  • Politisko partiju reģistrā:
    • politiskajām partijām un to apvienībām.
  • Biedrību un nodibinājumu reģistrā:
    • biedrībām, nodibinājumiem, arodbiedrībām;
    • arodbiedrību apvienībām;
    • arodbiedrību patstāvīgajām vienībām.
  • Reliģisko organizāciju un to iestāžu reģistrā:
    • draudzēm;
    • reliģiskajām savienībām (baznīcām);
    • katoļu baznīcas publisko tiesību juridiskajām personām;
    • reliģisko organizāciju iestādēm:
    • garīgā personāla mācību iestādēm;
    • klosteriem, misijām;
    • diakonijas iestādēm.
  • Šķīrējtiesu reģistrā:
    • šķīrējtiesām.

Sazināties e-adresē iespējams ar visām iestādēm, kuras iekļautas Uzņēmumu reģistra Publisko personu un iestāžu sarakstā. Tās ir gan valsts iestādes, gan pašvaldības, pašvaldību iestādes un pašvaldību kapitālsabiedrības, piemēram, izglītības iestādes, bāriņtiesa, sociālais dienests, kā arī prokuratūra, tiesu iestādes, maksātnespējas administratori, zvērināti tiesu izpildītāji, zvērināti notāri u. c.

SIA pamatkapitāla palielināšana

SIA pamatkapitāla palielināšana ar mantisko ieguldījumu

Pamatkapitāla palielināšanas mērķis parasti ir papildu kapitāla piesaiste kapitālsabiedrības komercdarbībai. Pamatkapitālu drīkst palielināt tikai tad, kad pilnībā apmaksātas visas esošās daļas. Pamatkapitāls uzskatāms par palielinātu ar dienu, kad komercreģistrā ierakstīts jaunais pamatkapitāla lielums.

Kapitālsabiedrības pamatkapitālu var palielināt, tā apmaksu veicot 2 veidos:

  • kapitālsabiedrībā ieguldot papildu naudu;
  • ar mantisko ieguldījumu, ieguldot kapitālsabiedrībā mantiskas vērtības.

Abos gadījumos veiktais ieguldījums kļūs par kapitālsabiedrības īpašumu, savukārt ieguldītājam pienāksies kapitālsabiedrības daļas.

Mantiskā ieguldījuma priekšmets

Mantiskais ieguldījums var būt naudas izteiksmē novērtējama ķermeniska vai bezķermeniska lieta, kuru var izmantot sabiedrības komercdarbībā, izņemot lietas, uz kurām saskaņā ar likumu nevar vērst piedziņu. Mantiskais ieguldījums ir veicams kā vienots kopums, to nedrīkst izdarīt pa daļām. Piemēram:

  • nekustamais īpašums;
  • iekārtas vai citi aktīvi;
  • intelektuālais īpašums (piemēram, preču zīmes);
  • vērtspapīri vai daļas citās kapitālsabiedrībās;
  • prasījuma tiesības vai arī vesels uzņēmums;

vai šo lietu/aktīvu kopums.

Par mantiskā ieguldījuma priekšmetu nevar būt:

  • saistības sniegt pakalpojumus vai veikt darbu;
  • paredzamā peļņa vai paredzamā darbība sabiedrībā;
  • paredzamā darba samaksa, honorāri, dividendes un tamlīdzīgi maksājumi, ko dibinātājs vai dalībnieks var saņemt no sabiedrības.

Kā veikt pamatkapitāla palielināšanu ar mantisko ieguldījumu

Pamatkapitāla palielināšana ar mantisko ieguldījumu ir līdzīga pamatkapitāla palielināšanai, ko veic ar naudu. Būtiskākā atšķirība ir apstāklī, ka mantiskajam ieguldījumam nepieciešams veikt novērtējumu, pārējie soļi ir identiski.

Pamatkapitāla izmaiņām nepieciešams dalībnieku sapulces lēmums

Lēmumu par pamatkapitāla palielināšanu dalībnieku sapulce var pieņemt, ja to atbalsta vismaz 2/3 no sapulcē klātesošajiem dalībniekiem, ja kapitālsabiedrības statūtos nav noteikts lielāks balsu vairākums. Dalībnieku sapulces pienākumā ietilpst arī

  • apstiprināt pamatkapitāla palielināšanas noteikumus, kuros norāda, ka daļu no apmaksas veiks ar mantisko ieguldījumu, vienlaikus norādot palielinātā pamatkapitāla lielumu, apmēru, par kādu tas palielināts, jauno daļu skaits un nominālvērtība;
  • veikt izmaiņas kapitālsabiedrības statūtos par pamatkapitāla lielumu un daļu skaitu, kā arī nominālvērtību, ja tā tiek mainīta.

Mantiskā ieguldījuma novērtēšana un atzinums

Mantisko ieguldījumu novērtē un atzinumu par to sniedz:

  • mantiskā ieguldījuma vērtētājs, kas ir iekļauts “Uzņēmumu reģistra vestā mantiskā ieguldījuma vērtētāju sarakstā”; par šādu vērtētāju nevar būt novērtējamās mantas īpašnieka radinieks līdz trešajai radniecības pakāpei, laulātais un svainis līdz otrajai svainības pakāpei, persona, kura citādi ieinteresēta mantas novērtējumā;
  • kapitāla daļu turētājs, ja mantiskais ieguldījums nepārsniedz 14 000 EUR, izņēmums – publiskas personas kapitālsabiedrība;
  • dibinātāji, ja reorganizācijā iegūstošā sabiedrība ir SIA, kurai reorganizācijas rezultātā jāpalielina pamatkapitāls vai kura tiek dibināta kā jauna sabiedrība; šajā gadījumā ir veicams katras pievienojamās sabiedrības mantas vai sadalāmās sabiedrības mantas attiecīgās daļas novērtējums, lai noteiktu tās pietiekamību iegūstošās sabiedrības pamatkapitāla palielināšanai vai dibināšanai; izņēmums – ja reorganizācijas lēmumu vai līgumu pārbaudījis revidents, vērtējumu par mantas pietiekamību sniedz revidents;
  • dibinātāji, ja pamatkapitālu apmaksā ar pārvedamiem vērtspapīriem un naudas tirgus instrumentiem, kas iekļauti Eiropas Savienības dalībvalstī vai Eiropas Ekonomikas zonas valstī reģistrētā (licencētā) regulētajā tirgū vismaz divus gadus pirms lēmuma par pamatkapitāla palielināšanu pieņemšanas brīža; šajā gadījumā jānorāda informācija, kas izmantota par pamatu mantiskā ieguldījuma vērtības noteikšanai.

Atzinumā par mantiskā ieguldījuma vērtību norāda:

  • katra ieguldījuma priekšmeta aprakstu;
  • katra ieguldījuma priekšmeta vērtību;
  • mantas piederību;
  • katra ieguldījuma novērtēšanas metodi (to var nenorādīt, ja vērtēšanu veic dibinātāji);
  • ietver atzinumu par mantiskā ieguldījuma priekšmeta atbilstību sabiedrības komercdarbības veidiem;
  • informāciju, kas izmantota par pamatu mantiskā ieguldījuma vērtības noteikšanai, ja pamatkapitālu apmaksā ar pārvedamiem vērtspapīriem un naudas tirgus instrumentiem, kas iekļauti Eiropas Savienības dalībvalstī vai Eiropas Ekonomikas zonas valstī reģistrētā (licencētā) regulētajā tirgū, un atzinumu sniedz dibinātāji.

Ja atzinumu sniedz dibinātāji, tas jāparaksta visiem dibinātājiem.

Atzinumam par mantiskā ieguldījuma novērtēšanu ir jābūt spēkā dienā, kad tiek pieņemts dalībnieku sapulces lēmums par pamatkapitāla palielināšanu. Tas nozīmē, ka mantiskā ieguldījuma vērtēšana ir jāorganizē pirms dalībnieku sapulces, kurā tiek plānots lemt par pamatkapitāla palielināšanu. Atzinums par mantiskā ieguldījuma novērtēšanu ir spēkā 6 mēnešus no tā sagatavošanas dienas.

Pieteikums daļu iegūšanai un esošo dalībnieku pirmtiesības

Kad lēmums par pamatkapitāla palielināšanu ir pieņemts, dalībnieku sapulcē esošajiem kapitālsabiedrības dalībniekiem, kas vēlas piedalīties pamatkapitāla palielināšanā un iegūt jaunās daļas, jāiesniedz sabiedrībai attiecīgs pieteikums. Ja pamatkapitāla palielināšanas noteikumos paredzēts, ka pamatkapitāls tiek palielināts, uzņemot jaunus dalībniekus (trešās personas), šīm personām ir jāiesniedz attiecīgs pieteikums daļu iegūšanai. Veicot ieguldījumu mantiskā ieguldījuma formā, pieteikumā jānorāda arī mantiskā ieguldījuma priekšmets.

Lai izvērtētu katram pretendentam pienākošās daļas, jāņem vērā arī Komerclikumā paredzētie noteikumi par esošo kapitālsabiedrības dalībnieku pirmtiesībām iegūt pamatkapitāla palielināšanas rezultātā izdotās jaunās daļas, saglabājot proporciju, kas atbilst tiem jau piederošo daļu proporcijai. Šī norma vērsta uz to, lai aizsargātu esošos dalībniekus no to proporcionālās ietekmes zuduma kapitālsabiedrības dalībnieku sapulcē. Savas pirmtiesības esošie dalībnieki var realizēt 15 dienu laikā no dienas, kad ir pieņemts lēmums par pamatkapitāla palielināšanu. Ja kāds no esošajiem dalībniekiem savas pirmtiesības neizmanto, pārējie dalībnieki, kas savas pirmtiesības izmanto, var tās attiecināt uz šim dalībniekam piekritīgajām jaunajām daļām. Jaunie dalībnieki var pretendēt tikai uz daļām, uz kurām nepretendē esošie dalībnieki.

Ieraksts dalībnieku reģistrā

Pamatojoties uz saņemto pieteikumu daļu iegūšanai, kapitālsabiedrības valde (atbilstoši pamatkapitāla palielināšanas noteikumiem) veic attiecīgu ierakstu kapitālsabiedrības dalībnieku reģistrā, norādot mantiskā ieguldījuma veicēju kā jauno kapitālsabiedrības daļu īpašnieku, kuras izdotas pamatkapitāla palielināšanas rezultātā.

Paziņošana Uzņēmumu reģistram

Par kapitālsabiedrības pamatkapitāla palielināšanu un ar to saistītajām izmaiņām dalībnieku reģistrā sabiedrības valdei ir jāpaziņo Uzņēmumu reģistram. Sabiedrība iesniedz attiecīgu pieteikumu, kura pievieno Komerclikumā noteiktos dokumentus, kas tika sagatavoti saistībā ar pamatkapitāla palielināšanu, tostarp:

  • dalībnieku sapulces lēmums;
  • pamatkapitāla palielināšanas noteikumi;
  • statūti un statūtu grozījumi;
  • pieteikumi daļu iegūšanai;
  • dalībnieku reģistra nodalījums;
  • atzinums par mantiskā ieguldījuma novērtēšanu;
  • dokumenti, kas apliecina mantiskā ieguldījuma nodošanu kapitālsabiedrībai.

Kapitālsabiedrības pamatkapitāls ir uzskatāms par palielinātu ar dienu, kad jaunais pamatkapitāla lielums ir ierakstīts komercreģistrā. Tāpat jānorāda, ka pamatkapitāla palielināšanas noteikumos var paredzēt daļu apmaksas termiņu (t.i., termiņu mantiskā ieguldījuma veikšanai), kas ir pēc jaunā pamatkapitāla lieluma ierakstīšanas komercreģistrā. Šādā gadījumā neapmaksātā pamatkapitāla daļa tiks attiecīgi atspoguļota komercreģistrā, un kapitālsabiedrības valdei būs atkātoti jāziņo Uzņēmumu reģistram par pamatkapitāla apmaksas stāvokli ne vēlāk kā 5 dienu laikā pēc pamatkapitāla palielināšanas noteikumos paredzētā daļu apmaksas termiņa.

Mantiskā ieguldījuma papildu reģistrācija

Ja mantiskā ieguldījuma priekšmets ir reģistrācijai pakļauta lieta, piemēram, nekustamais īpašums, daļas kapitālsabiedrībās vai preču zīmes, pēc pamatkapitāla palielināšanas procedūras pabeigšanas īpašuma tiesības uz attiecīgajām lietām ir nepieciešams reģistrēt arī attiecīgajos reģistros.

Kopija, noraksts, izraksts un dublikāts - kā pareizi noformēt

Kā likums prasa noformēt dokumenta atvasinājumu – norakstu, izrakstu, kopiju, dublikātu?

Frāzi “dokumenta atvasinājums” nākas dzirdēt reti. Kas tas ir un kā attiecas uz “parastajiem mirstīgajiem”? Patiesībā tā ir dokumentu forma, ko ikdienā lietojam bieži – kopija, noraksts, izraksts un dublikāts. Kuros gadījumos izsniedz vienu vai otru dokumenta atvasinājuma formu un kā pareizi tos noformēt, lai netiktu apšaubīta to izcelsme un juridiskais spēks?

Ir virkne dokumentu, kam tiesību akti nosaka specifiskas prasības. Taču MK noteikumi Nr. 558, kas pieņemti 2018. gada 4.septembrī nosaka vispārīgās prasības dokumentu izstrādāšanai un noformēšanai. Šīs prasības attiecas gan uz organizāciju, gan uz fizisko personu sagatavotajiem dokumentiem.

Kā ir jābūt rakstītam dokumentam, lai neapšaubītu tā juridisko spēku, lasi  “Kā jānoformē dokumenti? Kāda informācija ir jāiekļauj, lai tiem būtu juridisks spēks?”, savukārt kā ir jānoformē organizācijas pārvaldes dokumenti uzzini rakstā “Lietvedības un pārvaldes dokumenti – kādas ir MK noteikumu prasības?”.

Dokumentu atvasinājumu juridiskais spēks

Dokumenta atvasinājumam ir juridisks spēks tikai tad, ja attiecīgā dokumenta oriģinālam ir juridisks spēks. Ja nav noteikta kā obligāta notariāla dokumenta atvasinājuma apliecināšana, to var apliecināt arī organizācija vai fiziskā persona. Ja nepieciešams pārliecināties par dokumenta oriģināla juridisko spēku vai dokumenta atvasinājuma pareizību, persona, kura ir dokumenta atvasinājuma saņēmējs, var pieprasīt, lai tiek uzrādīts dokumenta oriģināls.

Fiziskā persona vai organizācija var apliecināt attiecīgi tāda dokumenta atvasinājuma pareizību, kura autors tā ir, kā arī no citām fiziskajām personām un organizācijām saņemto dokumentu atvasinājumus, ja normatīvajos aktos nav noteikts, ka nepieciešama dokumenta autora piekrišana.

Oriģināla juridiskajam spēkam nepielīdzina personu apliecinošu dokumentu atvasinājumus, kas neapliecina personas identitāti un tiesisko statusu un nav izmantojams tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai personu apliecinoša dokumenta oriģināla vietā.

Dokumenta atvasinājuma – noraksts, izraksts vai kopija, izstrādāšana un noformēšana

Noraksts un izraksts

Dokumenta norakstu izstrādā, pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla informāciju vai aizpildot īpašu noraksta veidlapu. Noraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Noraksts”.

Norakstā iekļauj visu oriģināla tekstu un visus rekvizītus. Ja oriģinālais dokuments ietver paskaidrojošu informāciju, grafiskās vai citas īpatnības, tās nepārraksta.

Dokumenta izrakstu izstrādā, pārrakstot vai nokopējot dokumenta oriģināla daļu, kas satur nepieciešamo informāciju, vai aizpildot īpašo izraksta veidlapu.

Pārrakstot dokumenta oriģināla daļu, kas satur nepieciešamo informāciju, izraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Izraksts” un pārraksta visus oriģināla rekvizītus, kā arī nepieciešamo dokumenta teksta daļu. Nepārrakstītās dokumenta teksta daļas vietā kvadrātiekavās liek divpunkti.

Ja izrakstam kopē dokumenta oriģināla daļu, kas satur nepieciešamo informāciju, izraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Izraksts” un nokopē visus oriģināla rekvizītus.

Veidojot norakstu vai izrakstu, informāciju pārraksta tādā pašā secībā, kādā tā ir izklāstīta oriģinālā – nelabo oriģinālā pieļautās kļūdas, kā arī citādi negroza un nepapildina dokumenta informāciju.

Pārraksta tikai skaidri salasāmo teksta daļu, bet nesalasāmās teksta daļas – vārda, vārda daļas, vārdkopas vai rindkopas vietā raksta vārdus “nav salasāms”, liekot tos iekavās. Vietā, kur oriģinālā ir personas paraksts, raksta vārdu “paraksts”, liekot to iekavās. Savukārt vietā, kur oriģinālā ir zīmoga nospiedums, ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēls, raksta attiecīgu vārdu, liekot to iekavās, un, ja nepieciešams, norāda zīmoga nospieduma tekstu.

Ja noraksta vai izraksta sagatavošanai izmanto attiecīgā dokumenta veida tipogrāfiski vai citādā tehniskā veidā sagatavotu veidlapu, tajā iekļauj vārdus “personiskais paraksts” un “zīmogs” vietās, kur oriģinālā ir paraksts un zīmoga nospiedums. Aizpildot īpašo noraksta vai izraksta veidlapu, nepārraksta to dokumenta oriģināla pamatinformāciju, kura ietverta veidlapā.

Kopija

Dokumenta kopiju izstrādā, nokopējot vai citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla faksimilattēlu ar visām oriģināla dokumenta grafiskajām un citām īpatnībām. Kopijas pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Kopija”.

Ja tiek izstrādāta elektroniska dokumenta kopija papīra formā, tos dokumenta rekvizītus, kuri papīra formā nav redzami, piemēram, drošs elektronisks paraksts, atveido dokumenta kopijā uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta virs apliecinājuma uzraksta.

Dokumenta atvasinājuma – noraksta, izraksta, kopijas apliecinājums

Ja dokumenta atvasinājumu apliecina organizācija, apliecinājuma uzrakstā ietver:

  • vārdus “Noraksts pareizs”, “Izraksts pareizs” vai “Kopija pareiza”;
  • dokumenta atvasinājuma apliecinātājas amatpersonas pilnu amata nosaukumu, ietverot arī pilnu organizācijas nosaukumu un, ja nepieciešams, arī citas ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt personu, personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • apliecinājuma datumu.

Ja dokumenta atvasinājumu apliecina fiziska persona, apliecinājuma uzrakstā ietver:

  • vārdus “Noraksts pareizs”, “Izraksts pareizs” vai “Kopija pareiza”;
  • personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • personas kodu;
  • apliecinājuma datumu.

Apliecinājuma uzrakstu izvieto dokumenta beigās, uzreiz aiz pēdējā rekvizīta.

Ja veido dokumentu atvasinājumu kopumu, ievērojot iepriekš minētās prasības, apliecinājuma uzrakstā vārdu “Noraksts pareizs”, “Izraksts pareizs” vai “Kopija pareiza” vietā raksta vārdus “Dokumentu atvasinājumu kopums pareizs”. Apliecinājuma uzrakstu izvieto dokumentu kopuma pēdējās lapas beigās uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta.

Ja apliecinājumam trūkst vietas tam paredzētajā vietā, apliecinājuma uzrakstu var izvietot:

  • dokumenta paraksta zonā brīvajā vietā;
  • uz atsevišķas lapas, kuru pievieno apliecināmajam dokumentam vai dokumentu atvasinājumu kopumam – tad to ierēķina kopējā lapu skaitā.

Normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos organizācija dokumenta  vai to kopuma atvasinājumā zem apliecinājuma uzraksta norāda organizācijas vai arhīva lietu, kur atrodas dokumenta oriģināls.

Ja dokumenta vai dokumentu kopuma atvasinājums ir uz vairākām lapām, pirms tā pareizības apliecināšanas visas lapas sanumurē ar arābu cipariem, sākot ar pirmo, un veic vienu no divām darbībām:

  • paraksta katru lapu un norāda paraksta atšifrējumu (šo apakšpunktu nepiemēro dokumentiem, kurus legalizē izmantošanai ārvalstu iestādēs);
    šajā gadījumā dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas otrā pusē neaprakstītajā daļā
  • izvieto apliecinājuma tekstu “Sanumurētas un parakstītas X (XX) lapas”, zīmes “X” vietā norādot ar cipariem, bet zīmes “XX” vietā – ar vārdiem rakstītu atbilstošo lapu skaitu,
  • minēto tekstu ar parakstu apliecina persona, kura sanumurēja un parakstīja dokumenta atvasinājuma lapas (norāda paraksta atšifrējumu un pievieno ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt šo personu), kā arī
  • norāda datumu, kad izdarīts apliecinājums.
  • visas lapas cauršuj ar diegu vai caurauklo ar auklu, galus sasien mezglā un mezglu ar papīra uzlīmi pielīmē dokumenta atvasinājuma pēdējai lapai tās otrā pusē neaprakstītajā daļā;
  • šajā vietā uzraksta apliecinājuma tekstu: “Sanumurētas un cauršūtas (caurauklotas) X (XX) lapas”, zīmes “X” vietā norādot ar cipariem, bet zīmes “XX” vietā – ar vārdiem rakstītu atbilstošo lapu skaitu;
  • apliecinājuma tekstu ar personisko parakstu apstiprina persona, kura sanumurēja un parakstīja dokumenta atvasinājuma lapas (norāda paraksta atšifrējumu un pievieno ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt šo personu), kā arī
  • norāda datumu, kad izdarīts apliecinājums;
  • parakstu izvieto tā, lai tas vienlaikus atrastos gan uz dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas, gan uz papīra uzlīmes, ar kuru lapai piestiprināts cauršuvuma diega vai caurauklojuma auklas mezgls,

Dokumenta atvasinājuma – noraksta, izraksta, kopijas vai dokumentu atvasinājumu kopuma pareizību organizācijā apliecina organizācijas vadītājs, cita amatpersona, kas ir tiesīga pārstāvēt organizāciju, vai šo personu pilnvarotā persona.

Dokumenta dublikāta izstrādāšana un noformēšana

Dokumenta dublikātu izstrādā, ja dokumenta oriģināls, kas bija sagatavots vienā eksemplārā, ir nozaudēts, nozagts, iznīcināts vai bojāts. Dokumenta autors nodrošina izdoto dokumenta dublikātu uzskaiti.

Dokumenta dublikātu izdod, pamatojoties uz pirmdokumentiem, saskaņā ar kuriem izdots dokumenta oriģināls. Dokumenta dublikātam ir tāds pats juridiskais spēks kā dokumenta oriģinālam.

Dokumenta dublikātu izsniedz organizācija, kura izsniegusi dokumenta oriģinālu, vai šīs organizācijas saistību vai tiesību pārņēmējs. Dokumenta dublikāta izsniegšanai piemēro noteikumus, kas dublikāta izsniegšanas dienā ir spēkā attiecībā uz dokumenta oriģinālam atbilstošiem dokumentiem.

Izdotā dublikāta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Dublikāts”.

Kā noformēt lietvedības un pārvaldes dokumentus

Lietvedības un pārvaldes dokumenti – kādas ir MK noteikumu prasības?

Ar pārvaldes dokumenta palīdzību organizācija īsteno vadību. Kādi dokumenti ietilpst  pārvaldes dokumentu sistēmā? Kā ir jābūt noformētam pārvaldes dokumentam, lai neapšaubītu tā juridisko spēku? Kādi ir obligātie dokumenta rekvizīti, kā tie ir jāiekļauj dokumentā?

MK noteikumi Nr. 558, kas pieņemti 2018. gada 4. septembrī nosaka vispārīgās prasības dokumentu izstrādāšanai un noformēšanai, tai skaitā arī pārvaldes dokumentiem, kas ir ik katras organizācijas neatņemama sastāvdaļa. Kā likums prasa noformēt dokumenta atvasinājumu – norakstu, izrakstu, kopiju, dublikātu lasi šeit 

Pārvaldes dokumentu sistēma – kādi dokumenti tajā ietilpst

Pārvaldes dokumentu sistēma ir dokumentu kopums, kas

  • nosaka organizācijas statusu vai tās darbības kārtību,
  • nosaka konkrēta pasākuma norises kārtību,
  • fiksē vai apkopo ar organizācijas darbību, ar pasākuma norisi un ar fiziskās personas darbību saistītos faktus,
  • nodod informāciju citām personām,
  • organizē publisko tiesību subjektu sadarbību ar citiem publisko tiesību subjektiem vai privātpersonām.

Pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpst:

  • organizatoriskie dokumenti – nosaka organizācijas statusu vai pasākuma norises kārtību, pārvaldes institūciju kompetenci, lēmumu pieņemšanas kārtību, pienākumus, tiesības un atbildību;
  • rīkojuma dokumenti – saistīti ar organizācijas vai pasākuma vadību;
  • privāto un publisko tiesību līgumi;
  • personāla dokumenti – apliecina (kārto un noformē) darba vai dienesta attiecības ar darbiniekiem vai amatpersonām;
  • sarakstes dokumenti (korespondence) – informācijas nodošana citām organizācijām vai fiziskām personām;
  • faktus fiksējošie dokumenti – atspoguļo datus par organizācijas darbību vai faktiem, kuri neietilpst citās pārvaldes dokumentu grupās.

Pārvaldes dokumenta noformēšana

Lai pārvaldes dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj

  • dokumenta autora (organizācijas) nosaukumu;
  • dokumenta datumu;
  • parakstu (izņemot likumā paredzētus gadījumus);
  • dokumenta reģistrācijas numuru.

Pārvaldes dokumentā var būt šādi rekvizīti un iekļauta informācija:

  • ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēls;
  • dokumenta autora (organizācijas) nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese, faktiskā adrese, norāde par sakaru līdzekļiem (piemēram, telefons, e-pasts);
  • norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu (konfidencialitāti);
  • dokumenta veida nosaukums, piemēram, paziņojums, iesniegums, rīkojums u.c.;
  • dokumenta izdošanas vietas nosaukums, datums;
  • dokumenta reģistrācijas numurs;
  • atbildes dokumentā, saņemtā dokumenta datums un reģistrācijas numurs, uz kuru tiek sniegta atbilde;
  • dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu;
  • adresāts, kam dokuments ir paredzēts;
  • teksta satura izklāsts;
  • teksta pielikuma norāde un uzraksts;
  • norāde par pievienotajiem dokumentiem;
  • paraksts;
  • zīmoga nospiedums;
  • norāde par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekļiem (piemēram, telefons, e-pasts);
  • vīza;
  • dokumenta saskaņojuma uzraksts vai atzīme par dokumenta saskaņojumu.

Dokumenta vīzas noformēšana

Ar vīzu noformē dokumenta saskaņošanu organizācijas ietvaros pirms dokumenta parakstīšanas. Ja dokumentu sūta ārpus organizācijas, vizē tikai to eksemplāru, kurš paliek organizācijā. Ja dokuments paliek organizācijas lietā, vizē pirmo dokumenta eksemplāru.

Vīzā ietver:

  • vizētāja personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • dokumenta vizēšanas datumu.

Ja pret dokumenta projektu vizētājam ir iebildumi vai papildinājumi, tos raksta pie vīzas, bet, ja tos nevar izvietot uz vizējamā dokumenta, iebildumus vai papildinājumus raksta uz atsevišķas lapas.

Dokumenta saskaņojuma uzraksta vai atzīmes par dokumenta saskaņojumu noformēšana

Ja normatīvajos aktos paredzēts saskaņot dokumentu ar citu organizāciju, dokumentā noformē saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu.
Saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu raksta uz visiem dokumenta eksemplāriem.

Dokumenta saskaņojumu noformē:

  • ar saskaņojuma uzrakstu, ja amatpersona parakstās uz saskaņojamā dokumenta;
  • ar atzīmi par dokumenta saskaņojumu, ja amatpersona parakstījusi rīkojuma dokumentu, ar kuru saskaņots attiecīgais dokuments, vai ja koleģiālā institūcija sēdē pieņēmusi lēmumu par dokumenta saskaņošanu.

Saskaņojumu noformē tā, lai tie atrastos vienā lapā ar rekvizītu “paraksts”. Ja dokumentu saskaņo ar vairākām organizācijām un pie paraksta nav iespējams izvietot visus saskaņojumus, tos noformē atsevišķā saskaņojumu lapā, kurā ietver arī norādi uz pamatdokumentu. Šajā gadījumā uz pamatdokumenta raksta norādi “Pievienota saskaņojumu lapa”.

Saskaņojuma uzrakstā ietver:

  • vārdu “Saskaņoju”;
  • amatpersonas pilnu amata nosaukumu (ietverot arī pilnu attiecīgās organizācijas nosaukumu);
  • amatpersonas personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • saskaņošanas datumu;
  • zīmoga nospiedumu (ja tas paredzēts tiesību aktā).

Ja dokumentu saskaņo koleģiālās institūcijas (padomes, valdes, komisijas u.tml.) sēdē, saskaņojumu noformējot kā atsevišķu dokumentu, vai ieraksta to sēdes protokolā, atzīmē par dokumenta saskaņojumu ietver:

  • vārdu “Saskaņots”;
  • koleģiālās institūcijas pilnu nosaukumu;
  • pieņemtā dokumenta datumu, dokumenta veida nosaukumu un numuru vai koleģiālās institūcijas sēdes datumu un protokola numuru.

Dienesta atzīmes

Dienesta atzīmes izdara dokumenta saņemšanas vai izpildes procesā.

Pārvaldes dokumentā var būt šādas dienesta atzīmes:

  • atzīme par dokumenta saņemšanu vai par saņemšanu un reģistrēšanu;
  • rezolūcija;
  • atzīme par dokumenta kontroli;
  • atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu;
  • atzīme par dokumenta izpildi;
  • atzīme par datu ievadīšanu informācijas sistēmā.
Kā pareizi noformēt dokumentus

Kā jānoformē dokumenti? Kāda informācija ir jāiekļauj, lai tiem būtu juridisks spēks?

2018. gada 4.septembrī pieņemtie MK noteikumi Nr. 558  nosaka vispārīgās prasības dokumentu izstrādāšanai un noformēšanai. Šīs prasības attiecas gan uz organizāciju, gan uz fizisko personu sagatavotajiem dokumentiem.

Kā ir jābūt noformētam dokumentam, lai neapšaubītu tā juridisko spēku? Kādi ir obligātie dokumenta rekvizīti, kur tie ir jāievieto? Kā un kur ir jāizvieto paraksts un zīmogs? Un kā apstiprināt kļūdas labojumu dokumentā, ja ir gadījusies pārrakstīšanās vai kļūda?

Visas dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas obligātās prasības ir noteiktas normatīvajos aktos:

  • Dokumentu juridiskā spēka likumā;
  • MK noteikumos Nr. 558, kas pieņemti 2018. gada 4.septembrī;
  • Elektronisko dokumentu likumā;
  • specifiskiem dokumentu veidiem – citos normatīvajos aktos.

Tas nozīmē, ka dokumenti ir noformējami atbilstoši minēto normatīvo aktu prasībām, it īpaši pārvaldes dokumentiem.  Uzzini arī “Kā likums prasa noformēt dokumenta atvasinājumu – norakstu, izrakstu, kopiju, dublikātu”

Rekvizīti, kuri ietekmē dokumenta juridisko spēku

Kas vispār ir dokuments? Dokuments ir rakstveida informācija, ko rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts – organizācija vai fiziskā persona.

Dokumenta autors

Ja dokumenta autors ir organizācija, dokumentā norāda pilnu organizācijas nosaukumu vai organizācijas un struktūrvienības nosaukumu, vai organizācijas koleģiālās institūcijas (padome, valde, komiteja u.tml.) nosaukumu, ja tā ir attiecīgi struktūrvienība vai koleģiālā institūcija atbilstoši tās darbību reglamentējošā tiesību aktā norādītajam nosaukumam.

Ja dokumenta autors ir persona, kura atbilstoši darba pienākumiem ir tiesīga parakstīt dokumentu savā vārdā, dokumentā norāda pilnu attiecīgās organizācijas un personas amata nosaukumu.

Ja dokumenta autors ir fiziska persona, dokumentā norāda personas vārdu, uzvārdu un ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt dokumenta autoru.

MK noteikumi Nr. 558 vairs neregulē kādā locījumā noformējams dokumenta rekvizīts “dokumenta autora nosaukums”, jo pēc būtības (nosaukuma gramatisks locījums) nerada tiesiskas sekas. Sagatavojot dokumentu, galvenais, lai dokumenta autora nosaukums tajā ir iekļauts un nerada pārpratumus, jo dokumenta autora nosaukums ir viens no obligātajiem rekvizītiem, kas piešķir dokumentam juridisku spēku.

Dokumenta datums

Parasti norāda dokumenta parakstīšanas datumu. Ja dokuments ir protokols, attiecīgās protokolētā pasākuma norises datumu, aktā – aktā norādītās darbības datumu vai šīs darbības pēdējās dienas datumu. Ja dokumentam ir vairāki autori, dokumenta datums ir pēdējā paraksta datums.

Dokumenta datumu var norādīt 2 veidos:

  • tekstuālā veidā – gada kārtas skaitlis ar arābu cipariem, tad vārds “gada”, mēneša dienas kārtas skaitlis ar arābu cipariem un mēneša nosaukums, piemēram, 2018. gada 12. janvāris;
  • skaitliskā veidā – arābu cipariem mēneša dienas kārtas skaitlis ar diviem cipariem, tad mēneša kārtas skaitlis ar diviem cipariem un gada kārtas skaitlis ar četriem cipariem. Ja mēneša vai dienas kārtas skaitlis ir vienzīmes skaitlis, tad pirms tā raksta ciparu “nulle”. Aiz katras ciparu grupas kārtas skaitļiem liek punktu, piemēram, 12.01.2018.

Paraksts

Dokumentu noformē tā, lai paraksts būtu vienā lapā ar dokumenta tekstu vai vismaz tā daļu, vismaz rindu. Ar parakstu noslēdz dokumentu. Ja ir iekļauta norāde par pievienotajiem dokumentiem, parakstu izvieto zem šīs norādes.

Organizācijas un citas juridiskās personas norāda dokumenta parakstītāja pilnu amata nosaukumu. Tas ietver organizācijas nosaukumu un amata nosaukumu. Ja organizācijas pilns nosaukums ir ietverts rekvizītā “dokumenta autora nosaukums”, to amata nosaukumā var nenorādīt.

Dokumentu pašrocīgi paraksta persona, kuras amats ir norādīts dokumentā. Personiskais paraksts, kas papīra dokumentā atveidots ar tehniskiem līdzekļiem, nenodrošina dokumenta juridisko spēku. Parakstam norāda atšifrējumu – vārda iniciāli un uzvārdu vai vārdu un uzvārdu.

Ja organizācijas dokumentu paraksta cita amatpersona – pienākumu izpildītājs, nevis dokumentā norādītā persona, zem amatpersonas amata nosaukuma raksta atzīmi “p. i.” un norāda faktiskā parakstītāja paraksta atšifrējumu.

Fiziska persona dokumentu apliecina ar personisko parakstu. Ja dokumenta autors ir rakstīt nepratējs vai nav spējīgs fiziski parakstīt dokumentu un viņa vietā dokumentu paraksta cita persona, šo faktu ar parakstu apliecina divi liecinieki. Parakstītajā dokumentā par lieciniekiem ietver ziņas, kas nepārprotami ļauj viņus identificēt, kā arī norāda ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt faktisko dokumenta parakstītāju.

Adresāts

Norādot adresātu, iekļauj ziņas, kas ļauj nepārprotami to identificēt. Vienu dokumentu var vienlaikus adresēt vairākiem adresātiem. Ja adresāti ir vairāki un tos var apvienot vienā nosaukumā, kas ļauj nepārprotami identificēt šos adresātus, tos var atsevišķi nenorādīt, piemēram, kādas biedrības biedri.

Ja dokumentu adresē vairākiem adresātiem, kurus nevar apvienot vienā nosaukumā, un tos visus nav iespējams norādīt dokumenta pirmsteksta zonā, dokumentam pievieno adresātu sarakstu. Šajā adresātu sarakstā norāda pamatdokumentu, minot autora nosaukumu, datumu, dokumenta veida nosaukumu, reģistrācijas numuru, teksta satura īsu atklāstu vai dokumenta nosaukumu. Pamatdokumentā adresātam paredzētajā vietā raksta norādi “Pēc pievienotā adresātu saraksta”.

Rekvizīti, kurus pieprasa atsevišķi tiesību akti

Atsevišķos gadījumos tiesību akti var noteikt, ka dokumentam ir jāsatur papildus rekvizīti, lai dokumentam būtu juridisks spēks. Kā iekļaujami ir šādi rekvizīti?

Dokumenta izdošanas vietas nosaukums

Dokumenta izdošanas vietas nosaukumu norāda atbilstoši attiecīgās administratīvās teritorijas oficiālajam nosaukumam.

Dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda dokumenta parakstīšanas vietu. Ja tas ir protokols – attiecīgā protokolētā pasākuma norises vietu, aktā – attiecīgās aktā norādītās darbības norises vietu vai šīs darbības pēdējās dienas norises vietu. Ja dokumentam ir vairāki autori, dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda vietu, kurā veikts pēdējais paraksts.

Zīmoga nospiedums

Zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas netraucē uztvert citu dokumentā sniegto informāciju un lai tas ir skaidri salasāms. To atveido dokumentā vietā ar atzīmi “z. v.”, ja šāda vieta veidlapā nav norādīta, tad tā lai zīmoga nospiedums skartu dokumenta parakstītāja amata nosaukumu paraksta sadaļā.

Ja zīmoga nospiedumu lieto rekvizītā “apstiprinājuma uzraksts” vai rekvizītā “saskaņojuma uzraksts”, zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas skartu dokumenta apstiprinātāja vai saskaņotāja amata nosaukumu.

Dokumenta apstiprinājuma uzraksts un atzīme par dokumenta apstiprinājumu

Dokumentu apstiprina organizācijas amatpersona, parakstoties uz apstiprināmā dokumenta vai parakstot attiecīgu rīkojuma dokumentu. Apstiprinājumu noformē

  • ar apstiprinājuma uzrakstu, ja amatpersona parakstās uz apstiprināmā dokumenta vai
  • ar atzīmi par dokumenta apstiprinājumu, ja amatpersona parakstījusi rīkojuma dokumentu, ar kuru apstiprināts attiecīgais dokuments.

Koleģiālās institūcijas sēdē pieņemto lēmumu apstiprina ar atsevišķu dokumentu vai ierakstu sēdes protokolā.

Apstiprinājuma uzrakstā ietver:

  • vārdu “Apstiprinu”;
  • amatpersonas pilnu amata nosaukumu;
  • amatpersonas personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • apstiprinājuma uzraksta parakstīšanas datumu;
  • zīmoga nospiedumu (ja tas paredzēts tiesību aktā).

Ja dokumentu apstiprina ar rīkojuma dokumentu, atzīmē par dokumenta apstiprinājumu ietver:

  • vārdu “Apstiprināts”;
  • rīkojuma dokumenta autora pilnu nosaukumu;
  • rīkojuma dokumenta datumu, dokumenta veida nosaukumu un numuru.

Ja dokumentu apstiprina koleģiālās institūcijas sēdē, lēmumu noformējot kā atsevišķu dokumentu vai ierakstot to sēdes protokolā, atzīmē par dokumenta apstiprinājumu ietver:

  • vārdu “Apstiprināts”;
  • koleģiālās institūcijas pilnu nosaukumu;
  • pieņemtā dokumenta datumu, dokumenta veida nosaukumu un numuru vai koleģiālās institūcijas sēdes datumu un protokola numuru.

Dokumenta reģistrācijas numurs

Dokumenta reģistrācijas numuru piešķir organizācija, reģistrējot to dokumentu reģistrā. Dokumenta reģistrācijas numurā lietojamos apzīmējumus nosaka attiecīgā organizācija. Ja nav noteikta īpaša numerācijas kārtība, norāda dokumenta kārtas numuru kalendāra gada ietvaros. Pirms dokumenta reģistrācijas numura lieto saīsinājumu “Nr.”.

Saskaņā ar MK noteikumu Nr. 558 74. punktu pārvaldes dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj dokumenta reģistrācijas numuru. Minētā prasība bija noteikta arī iepriekš spēkā esošajā regulējumā.

Pārvaldes dokumentiem reģistrācijas numurs ir nozīmīgs, jo fiksē konkrēta dokumenta izdošanas faktu. Dokumenta reģistrācijas numura jēga ir nodrošināt, lai ziņas par dokumentu būtu atrodamas organizācijas dokumentu reģistrā (lietvedībā), kā arī vajadzības gadījumā palīdzētu novērst šaubas par dokumenta izdošanas datumu un faktu.

Kā apstiprināt kļūdas labojumu dokumentā?

Dokumentā nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi, neatrunāti labojumi, svītrojumi vai papildinājumi. Kļūdainos ierakstus pārsvītro un labojumus atrunā ar ierakstu “Labotam ticēt”. Persona, kura veikusi labojumu, ar personisko parakstu apliecina ierakstu “Labotam ticēt” un norāda paraksta atšifrējumu (vārda iniciāli un uzvārdu vai vārdu un uzvārdu) un labojuma datumu.

Pieteikties konsultācijai