Kā noformēt lietvedības un pārvaldes dokumentus

Ar pārvaldes dokumenta palīdzību organizācija īsteno vadību. Kādi dokumenti ietilpst  pārvaldes dokumentu sistēmā? Kā ir jābūt noformētam pārvaldes dokumentam, lai neapšaubītu tā juridisko spēku? Kādi ir obligātie dokumenta rekvizīti, kā tie ir jāiekļauj dokumentā?

MK noteikumi Nr. 558, kas pieņemti 2018. gada 4. septembrī nosaka vispārīgās prasības dokumentu izstrādāšanai un noformēšanai, tai skaitā arī pārvaldes dokumentiem, kas ir ik katras organizācijas neatņemama sastāvdaļa.

Pārvaldes dokumentu sistēma – kādi dokumenti tajā ietilpst

Pārvaldes dokumentu sistēma ir dokumentu kopums, kas

  • nosaka organizācijas statusu vai tās darbības kārtību,
  • nosaka konkrēta pasākuma norises kārtību,
  • fiksē vai apkopo ar organizācijas darbību, ar pasākuma norisi un ar fiziskās personas darbību saistītos faktus,
  • nodod informāciju citām personām,
  • organizē publisko tiesību subjektu sadarbību ar citiem publisko tiesību subjektiem vai privātpersonām.

Pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpst:

  • organizatoriskie dokumenti – nosaka organizācijas statusu vai pasākuma norises kārtību, pārvaldes institūciju kompetenci, lēmumu pieņemšanas kārtību, pienākumus, tiesības un atbildību;
  • rīkojuma dokumenti – saistīti ar organizācijas vai pasākuma vadību;
  • privāto un publisko tiesību līgumi;
  • personāla dokumenti – apliecina (kārto un noformē) darba vai dienesta attiecības ar darbiniekiem vai amatpersonām;
  • sarakstes dokumenti (korespondence) – informācijas nodošana citām organizācijām vai fiziskām personām;
  • faktus fiksējošie dokumenti – atspoguļo datus par organizācijas darbību vai faktiem, kuri neietilpst citās pārvaldes dokumentu grupās.

Pārvaldes dokumenta noformēšana

Lai pārvaldes dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj

  • dokumenta autora (organizācijas) nosaukumu;
  • dokumenta datumu;
  • parakstu (izņemot likumā paredzētus gadījumus);
  • dokumenta reģistrācijas numuru.

Pārvaldes dokumentā var būt šādi rekvizīti un iekļauta informācija:

  • ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēls;
  • dokumenta autora (organizācijas) nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese, faktiskā adrese, norāde par sakaru līdzekļiem (piemēram, telefons, e-pasts);
  • norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu (konfidencialitāti);
  • dokumenta veida nosaukums, piemēram, paziņojums, iesniegums, rīkojums u.c.;
  • dokumenta izdošanas vietas nosaukums, datums;
  • dokumenta reģistrācijas numurs;
  • atbildes dokumentā, saņemtā dokumenta datums un reģistrācijas numurs, uz kuru tiek sniegta atbilde;
  • dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu;
  • adresāts, kam dokuments ir paredzēts;
  • teksta satura izklāsts;
  • teksta pielikuma norāde un uzraksts;
  • norāde par pievienotajiem dokumentiem;
  • paraksts;
  • zīmoga nospiedums;
  • norāde par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekļiem (piemēram, telefons, e-pasts);
  • vīza;
  • dokumenta saskaņojuma uzraksts vai atzīme par dokumenta saskaņojumu.

Dokumenta vīzas noformēšana

Ar vīzu noformē dokumenta saskaņošanu organizācijas ietvaros pirms dokumenta parakstīšanas. Ja dokumentu sūta ārpus organizācijas, vizē tikai to eksemplāru, kurš paliek organizācijā. Ja dokuments paliek organizācijas lietā, vizē pirmo dokumenta eksemplāru.

Vīzā ietver:

  • vizētāja personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • dokumenta vizēšanas datumu.

Ja pret dokumenta projektu vizētājam ir iebildumi vai papildinājumi, tos raksta pie vīzas, bet, ja tos nevar izvietot uz vizējamā dokumenta, iebildumus vai papildinājumus raksta uz atsevišķas lapas.

Dokumenta saskaņojuma uzraksta vai atzīmes par dokumenta saskaņojumu noformēšana

Ja normatīvajos aktos paredzēts saskaņot dokumentu ar citu organizāciju, dokumentā noformē saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu.
Saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu raksta uz visiem dokumenta eksemplāriem.

Dokumenta saskaņojumu noformē:

  • ar saskaņojuma uzrakstu, ja amatpersona parakstās uz saskaņojamā dokumenta;
  • ar atzīmi par dokumenta saskaņojumu, ja amatpersona parakstījusi rīkojuma dokumentu, ar kuru saskaņots attiecīgais dokuments, vai ja koleģiālā institūcija sēdē pieņēmusi lēmumu par dokumenta saskaņošanu.

Saskaņojumu noformē tā, lai tie atrastos vienā lapā ar rekvizītu “paraksts”. Ja dokumentu saskaņo ar vairākām organizācijām un pie paraksta nav iespējams izvietot visus saskaņojumus, tos noformē atsevišķā saskaņojumu lapā, kurā ietver arī norādi uz pamatdokumentu. Šajā gadījumā uz pamatdokumenta raksta norādi “Pievienota saskaņojumu lapa”.

Saskaņojuma uzrakstā ietver:

  • vārdu “Saskaņoju”;
  • amatpersonas pilnu amata nosaukumu (ietverot arī pilnu attiecīgās organizācijas nosaukumu);
  • amatpersonas personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • saskaņošanas datumu;
  • zīmoga nospiedumu (ja tas paredzēts tiesību aktā).

Ja dokumentu saskaņo koleģiālās institūcijas (padomes, valdes, komisijas u.tml.) sēdē, saskaņojumu noformējot kā atsevišķu dokumentu, vai ieraksta to sēdes protokolā, atzīmē par dokumenta saskaņojumu ietver:

  • vārdu “Saskaņots”;
  • koleģiālās institūcijas pilnu nosaukumu;
  • pieņemtā dokumenta datumu, dokumenta veida nosaukumu un numuru vai koleģiālās institūcijas sēdes datumu un protokola numuru.

Dienesta atzīmes

Dienesta atzīmes izdara dokumenta saņemšanas vai izpildes procesā.

Pārvaldes dokumentā var būt šādas dienesta atzīmes:

  • atzīme par dokumenta saņemšanu vai par saņemšanu un reģistrēšanu;
  • rezolūcija;
  • atzīme par dokumenta kontroli;
  • atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu;
  • atzīme par dokumenta izpildi;
  • atzīme par datu ievadīšanu informācijas sistēmā.