Kopija, noraksts, izraksts un dublikāts - kā pareizi noformēt

Frāzi “dokumenta atvasinājums” nākas dzirdēt reti. Kas tas ir un kā attiecas uz “parastajiem mirstīgajiem”? Patiesībā tā ir dokumentu forma, ko ikdienā lietojam bieži – kopija, noraksts, izraksts un dublikāts. Kuros gadījumos izsniedz vienu vai otru dokumenta atvasinājuma formu un kā pareizi tos noformēt, lai netiktu apšaubīta to izcelsme un juridiskais spēks?

Ir virkne dokumentu, kam tiesību akti nosaka specifiskas prasības. Taču MK noteikumi Nr. 558, kas pieņemti 2018. gada 4.septembrī nosaka vispārīgās prasības dokumentu izstrādāšanai un noformēšanai. Šīs prasības attiecas gan uz organizāciju, gan uz fizisko personu sagatavotajiem dokumentiem.

Kā ir jābūt rakstītam dokumentam, lai neapšaubītu tā juridisko spēku, lasi  šeit, savukārt kā ir jānoformē organizācijas pārvaldes dokumenti uzzini rakstā “Lietvedības un pārvaldes dokumenti – kādas ir MK noteikumu prasības?”.

Dokumentu atvasinājumu juridiskais spēks

Dokumenta atvasinājumam ir juridisks spēks tikai tad, ja attiecīgā dokumenta oriģinālam ir juridisks spēks. Ja nav noteikta kā obligāta notariāla dokumenta atvasinājuma apliecināšana, to var apliecināt arī organizācija vai fiziskā persona. Ja nepieciešams pārliecināties par dokumenta oriģināla juridisko spēku vai dokumenta atvasinājuma pareizību, persona, kura ir dokumenta atvasinājuma saņēmējs, var pieprasīt, lai tiek uzrādīts dokumenta oriģināls.

Fiziskā persona vai organizācija var apliecināt attiecīgi tāda dokumenta atvasinājuma pareizību, kura autors tā ir, kā arī no citām fiziskajām personām un organizācijām saņemto dokumentu atvasinājumus, ja normatīvajos aktos nav noteikts, ka nepieciešama dokumenta autora piekrišana.

Oriģināla juridiskajam spēkam nepielīdzina personu apliecinošu dokumentu atvasinājumus, kas neapliecina personas identitāti un tiesisko statusu un nav izmantojams tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai personu apliecinoša dokumenta oriģināla vietā.

Dokumenta atvasinājuma – noraksts, izraksts vai kopija, izstrādāšana un noformēšana

Noraksts un izraksts

Dokumenta norakstu izstrādā, pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla informāciju vai aizpildot īpašu noraksta veidlapu. Noraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Noraksts”.

Norakstā iekļauj visu oriģināla tekstu un visus rekvizītus. Ja oriģinālais dokuments ietver paskaidrojošu informāciju, grafiskās vai citas īpatnības, tās nepārraksta.

Dokumenta izrakstu izstrādā, pārrakstot vai nokopējot dokumenta oriģināla daļu, kas satur nepieciešamo informāciju, vai aizpildot īpašo izraksta veidlapu.

Pārrakstot dokumenta oriģināla daļu, kas satur nepieciešamo informāciju, izraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Izraksts” un pārraksta visus oriģināla rekvizītus, kā arī nepieciešamo dokumenta teksta daļu. Nepārrakstītās dokumenta teksta daļas vietā kvadrātiekavās liek divpunkti.

Ja izrakstam kopē dokumenta oriģināla daļu, kas satur nepieciešamo informāciju, izraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Izraksts” un nokopē visus oriģināla rekvizītus.

Veidojot norakstu vai izrakstu, informāciju pārraksta tādā pašā secībā, kādā tā ir izklāstīta oriģinālā – nelabo oriģinālā pieļautās kļūdas, kā arī citādi negroza un nepapildina dokumenta informāciju.

Pārraksta tikai skaidri salasāmo teksta daļu, bet nesalasāmās teksta daļas – vārda, vārda daļas, vārdkopas vai rindkopas vietā raksta vārdus “nav salasāms”, liekot tos iekavās. Vietā, kur oriģinālā ir personas paraksts, raksta vārdu “paraksts”, liekot to iekavās. Savukārt vietā, kur oriģinālā ir zīmoga nospiedums, ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēls, raksta attiecīgu vārdu, liekot to iekavās, un, ja nepieciešams, norāda zīmoga nospieduma tekstu.

Ja noraksta vai izraksta sagatavošanai izmanto attiecīgā dokumenta veida tipogrāfiski vai citādā tehniskā veidā sagatavotu veidlapu, tajā iekļauj vārdus “personiskais paraksts” un “zīmogs” vietās, kur oriģinālā ir paraksts un zīmoga nospiedums. Aizpildot īpašo noraksta vai izraksta veidlapu, nepārraksta to dokumenta oriģināla pamatinformāciju, kura ietverta veidlapā.

Kopija

Dokumenta kopiju izstrādā, nokopējot vai citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla faksimilattēlu ar visām oriģināla dokumenta grafiskajām un citām īpatnībām. Kopijas pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Kopija”.

Ja tiek izstrādāta elektroniska dokumenta kopija papīra formā, tos dokumenta rekvizītus, kuri papīra formā nav redzami, piemēram, drošs elektronisks paraksts, atveido dokumenta kopijā uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta virs apliecinājuma uzraksta.

Dokumenta atvasinājuma – noraksta, izraksta, kopijas apliecinājums

Ja dokumenta atvasinājumu apliecina organizācija, apliecinājuma uzrakstā ietver:

  • vārdus “Noraksts pareizs”, “Izraksts pareizs” vai “Kopija pareiza”;
  • dokumenta atvasinājuma apliecinātājas amatpersonas pilnu amata nosaukumu, ietverot arī pilnu organizācijas nosaukumu un, ja nepieciešams, arī citas ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt personu, personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • apliecinājuma datumu.

Ja dokumenta atvasinājumu apliecina fiziska persona, apliecinājuma uzrakstā ietver:

  • vārdus “Noraksts pareizs”, “Izraksts pareizs” vai “Kopija pareiza”;
  • personisko parakstu un tā atšifrējumu;
  • personas kodu;
  • apliecinājuma datumu.

Apliecinājuma uzrakstu izvieto dokumenta beigās, uzreiz aiz pēdējā rekvizīta.

Ja veido dokumentu atvasinājumu kopumu, ievērojot iepriekš minētās prasības, apliecinājuma uzrakstā vārdu “Noraksts pareizs”, “Izraksts pareizs” vai “Kopija pareiza” vietā raksta vārdus “Dokumentu atvasinājumu kopums pareizs”. Apliecinājuma uzrakstu izvieto dokumentu kopuma pēdējās lapas beigās uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta.

Ja apliecinājumam trūkst vietas tam paredzētajā vietā, apliecinājuma uzrakstu var izvietot:

  • dokumenta paraksta zonā brīvajā vietā;
  • uz atsevišķas lapas, kuru pievieno apliecināmajam dokumentam vai dokumentu atvasinājumu kopumam – tad to ierēķina kopējā lapu skaitā.

Normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos organizācija dokumenta  vai to kopuma atvasinājumā zem apliecinājuma uzraksta norāda organizācijas vai arhīva lietu, kur atrodas dokumenta oriģināls.

Ja dokumenta vai dokumentu kopuma atvasinājums ir uz vairākām lapām, pirms tā pareizības apliecināšanas visas lapas sanumurē ar arābu cipariem, sākot ar pirmo, un veic vienu no divām darbībām:

  • paraksta katru lapu un norāda paraksta atšifrējumu (šo apakšpunktu nepiemēro dokumentiem, kurus legalizē izmantošanai ārvalstu iestādēs);
    šajā gadījumā dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas otrā pusē neaprakstītajā daļā
  • izvieto apliecinājuma tekstu “Sanumurētas un parakstītas X (XX) lapas”, zīmes “X” vietā norādot ar cipariem, bet zīmes “XX” vietā – ar vārdiem rakstītu atbilstošo lapu skaitu,
  • minēto tekstu ar parakstu apliecina persona, kura sanumurēja un parakstīja dokumenta atvasinājuma lapas (norāda paraksta atšifrējumu un pievieno ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt šo personu), kā arī
  • norāda datumu, kad izdarīts apliecinājums.
  • visas lapas cauršuj ar diegu vai caurauklo ar auklu, galus sasien mezglā un mezglu ar papīra uzlīmi pielīmē dokumenta atvasinājuma pēdējai lapai tās otrā pusē neaprakstītajā daļā;
  • šajā vietā uzraksta apliecinājuma tekstu: “Sanumurētas un cauršūtas (caurauklotas) X (XX) lapas”, zīmes “X” vietā norādot ar cipariem, bet zīmes “XX” vietā – ar vārdiem rakstītu atbilstošo lapu skaitu;
  • apliecinājuma tekstu ar personisko parakstu apstiprina persona, kura sanumurēja un parakstīja dokumenta atvasinājuma lapas (norāda paraksta atšifrējumu un pievieno ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt šo personu), kā arī
  • norāda datumu, kad izdarīts apliecinājums;
  • parakstu izvieto tā, lai tas vienlaikus atrastos gan uz dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas, gan uz papīra uzlīmes, ar kuru lapai piestiprināts cauršuvuma diega vai caurauklojuma auklas mezgls,

Dokumenta atvasinājuma – noraksta, izraksta, kopijas vai dokumentu atvasinājumu kopuma pareizību organizācijā apliecina organizācijas vadītājs, cita amatpersona, kas ir tiesīga pārstāvēt organizāciju, vai šo personu pilnvarotā persona.

Dokumenta dublikāta izstrādāšana un noformēšana

Dokumenta dublikātu izstrādā, ja dokumenta oriģināls, kas bija sagatavots vienā eksemplārā, ir nozaudēts, nozagts, iznīcināts vai bojāts. Dokumenta autors nodrošina izdoto dokumenta dublikātu uzskaiti.

Dokumenta dublikātu izdod, pamatojoties uz pirmdokumentiem, saskaņā ar kuriem izdots dokumenta oriģināls. Dokumenta dublikātam ir tāds pats juridiskais spēks kā dokumenta oriģinālam.

Dokumenta dublikātu izsniedz organizācija, kura izsniegusi dokumenta oriģinālu, vai šīs organizācijas saistību vai tiesību pārņēmējs. Dokumenta dublikāta izsniegšanai piemēro noteikumus, kas dublikāta izsniegšanas dienā ir spēkā attiecībā uz dokumenta oriģinālam atbilstošiem dokumentiem.

Izdotā dublikāta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Dublikāts”.